ビジネスに役立つ機能が豊富！zoom導入時のメリット・デメリットを解説
リモートワークが普及し、導入する企業が増えているWEB会議ツールの「Zoom」。オンライン上でビデオ通話ができることは有名ですが、ほかにはどんな機能があるのでしょうか？今回は、Zoom導入時のメリットやデメリット・ビジネスに役立つおすすめ機能などを紹介します。
目次
Zoomとは
ミーティングや社内研修・オンラインセミナーなどビジネスに役立つ機能が充実したWEB会議ツールのことです。パソコンやスマートフォンなどの端末に専用アプリをインストールすれば、誰でも音声・ビデオ通話を開始することができます。Zoomはビジネスシーンで役立つ機能が多いため、多くの企業や団体に利用されています。
Zoomのメリット
導入が簡単
Zoomの最大のメリットは導入が簡単に行えること。公式サイトからアプリをダウンロードし、生年月日などの個人情報を入力すれば、すぐに会議を設定が可能。細かい設定が必要ないので、ひとまず試してみたいという方でも手軽にアカウント作成できます。
会議への参加可能人数が多い
Zoomには無料で使えるプランとビジネス向けの有料プランがあります。無料プランの場合、一度に参加できる人数は100人。有料プランに登録すると500人まで参加が可能になり、オプション追加すると最大1,000人まで会議に参加することができます。（講演会やセミナー向けのウェビナーという機能に契約すると、最大10,000万人の参加が可能になります。）
通信回線が安定している
Zoomは長時間使用しても接続が切れず、安定した会議を行うことができます。その理由は独自の圧縮技術により、少ないデータ量で通信することができるから。データの使用量が少ないので、通信量に制限のあるwi-fiを使用している人はとても大きなメリットと言えるでしょう。
Zoomのデメリット
Zoom上で事前のやりとりができない
Zoomは会議に特化したツールのため、会議中以外の時間はメッセージのやりとりを行うことができません。そのため事前の打ち合わせは別のツールを使用する必要があります。
無料プランには時間制限がある
無料プランの場合、会議の最長時間は40分という制限があります。ビジネス利用など、長時間の会議を行う場合は、有料プランの申し込みがおすすめです。
Zoomの便利機能
スケジュール管理機能
急な会議はもちろん、Zoomは日時指定をして会議の予約をしておくことも可能です。アプリとブラウザ、どちらからも簡単に設定でき、GoogleカレンダーやiCalと連携させることもできます。
画面共有機能
自分のPC画面を参加者全員に共有できる画面共有機能もメリットのひとつ。デスクトップがそのまま表示されるので、資料の共有やプレゼンテーションはもちろん、PCの操作案内をする際にも役立ちます。PCだけでなく、スマートフォンやタブレットの共有も可能です。ただし自由に画面を共有できるのは会議のホストのみ。参加者はホストの許可がないと、画面共有を行うことはできません。
チャット機能
チャット機能を使用すれば、会議中に参加者へメッセージを送ることができます。詳細設定することで、チャットの内容が暗号化できたり、チャット内容の自動保存が可能になります。ファイル送信ボタンをONにすると、メッセージだけでなくファイルを送信することもできます。
遠隔サポート機能
専用のアプリが必要になることが多いPCの「遠隔操作」。Zoomをインストールしている人であれば、「リモート制御」という機能でPCの遠隔操作ができるんです。遠隔操作をする方がリモート制御のリクエストを送り、承認されると操作可能な状態に。社内での使用だけでなく、お客様に操作方法を共有する場合などにも役立ちます。
録画・録音機能
無料で会議の録画や録音をすることができます。同様のWEB会議サービスGoogle Meetsでは、有料プランでのみに制限されているので、Zoomならではのメリットです。パソコン上にデータが保存されるローカル記録は無料ですが、スマートフォンでの動画録画や、URLでの動画共有が可能なクラウド記録は有料になります。
背景設定機能
自分が映った映像の背景に画像を設定することができるバーチャル背景機能を無料で使用することができます。Zoomに搭載されている既存の画像への変更はもちろん、お好みの画像をアップロードして使用することもでき、リモートワークでのプライバシー対策に役立ちます。
ブレイクアウトルーム機能
大人数での会議中、少人数の個別グループ作成ができるブレイクアウトルーム機能。会議のホストは、参加者を最大50のグループに分け、ディスカッションさせることができます。ホストは自由にグループを移動できますが、参加者はホストの許可がないと他のルームの内容を確認することはできません。
タイマー機能が付いているので、ディスカッションの時間を制限することも可能です。
Zoomを導入する企業が多い理由
google meetやskypeなどほかのWEB会議ツールもたくさんありますが、なかでもZoomは導入している企業が多いよう。他ツールに比べzoomが導入されやすい理由は大きく分けて3つあります。
・無料で使用できる機能が多い
・通信が安定している
・会議への参加が簡単
一つ目は無料で使用できる機能の数が多いこと。他ツールでは有料プランから使用ができる録音機能が無料で使用できたり、他ツールにはない遠隔機能・ブレイクアウトルーム機能が使用できることが特徴です。単純な会議だけの使用であれば、機能の少ない他ツールでも問題なく利用できますが、チームに分かれてのディスカッションやお客様対応も行うという場合はZoomの使用がおすすめです。
二つ目は通信機能が安定してること。メリットでも紹介しましたが、zoomは他ツールよりも通信の安定性が評価されています。
三つ目は会議への参加が簡単なこと。他ツールの場合、会議を設定するホストと参加者どちらも専用のアカウントやアプリを準備しなければいけない場合がありますが、Zoomはホストが会議の設定をすれば、参加者は送られてきたURLをクリックするだけで参加が可能。操作も簡単で社内導入しやすいため、他サイトに比べて多く選ばれているようです。
zoomのセキュリティーは安全？
zoomは以前セキュリティーの脆弱性が問題となりましたが、その後のアップデートにより、すでに多くの問題は解決されているそう。ミーティング前のパスワード設定や、新しい参加者がミーティングに入れなくなるロック機能など、ユーザー側で設定や使い方を工夫することで、高い安全性を確保することができるようになりました。
Zoomの料金プラン
Zoomは無料・有料どちらのプランでも利用可能です。有料プランには複数の種類があり、ランクによって契約可能ID数が変わります。
・無料プラン
・プロプラン：1ID 1,600円（税別）
・ビジネスプラン：1ID 2,000円（税別）
・エンタープライズプラン：1ID 2,200円（税別）
※費用は月当たり換算額
機能の充実さは他サービスの中でもTOPクラス
Zoomは同様のWEB会議サービスの中でも導入や操作方法が簡単です。通信回線が安定しているので、重要な会議の場で使用できる点もポイント。無料プランの場合、通信時間に制限がかかってしまうので、ビジネス利用する場合は、有料プランを検討することをおすすめします。
