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採用通知書の書き方と例文を紹介。メールで通知はOK?

選考を通して本採用が決まった求職者に送る「採用通知書」。発行は慣例ではありますが、内容や送付のスピードによっては求職者の入社意識に影響するので、丁寧かつ人族に対応する必要があります。この記事では、採用通知書の書き方や例文、送付する際の注意事項を紹介します。

採用通知書とは?

採用通知書は、内定が決まり、正式に採用をしたい人に対して送ります。法的義務がないので、絶対に発行しないといけないということはありませんが、求める人材を見つけた場合には、できるだけ早く送付するのがいいでしょう。

求職者は、自社と並行して他企業の採用試験を受けている場合もあります。よって、早々に採用通知書を出すことで安心感を与えたり、自社への入社意識を高めたりすることにつなげられるのです。

タイミングとしては、最後の面接から1週間以内がいいでしょう。

採用通知書と内定通知書の違いとは?

採用に関する通知には、採用通知書以外に、内定通知書と不採用通知があります。特に、採用通知書と内容通知書の違いをよく理解していないという場合が多いのではないでしょうか?ここでは、採用通知書と内定通知書の違い、不採用通知について解説します。

採用通知書と内定通知書の違い

内定通知書とは、採用側が求職者を雇用する意思決定がなされた後に通知されます。内定通知書自体に法的な力はありませんが、企業が求職者に内定を伝えた時点で労働契約が成立しているとみなされます。

ただし、通知する義務はないため、企業によっては採用通知書と一緒にしているケースもあります。

採用を見送る場合は「不採用通知」

採用を見送る場合には、不採用通知を出さなければなりません。最近では、メールや電話で伝えることも増えましたが、より丁寧な印象にしたい、心を込めて謝意を伝えたい場合には、不採用通知を送付するのがいいでしょう。

選考時に預かった書類の返却も、このときに行います。ただし、企業側で破棄する旨を求職者に伝える場合は、返却の必要はありません。

内容は、ふたつの謝意を記載します。

・書類をご送付いただいたことへの謝意

・面接へご参加いただいたことへの謝意

不採用の理由については述べる必要はありませんが、質問があった場合は誠意を持って対応しましょう。近い将来、求職者が顧客や他社の担当者になる可能性も考えられます。

採用通知書と同封する書類

採用通知書を送る際に同封する書類を確認しましょう。採用通知書、内定通知書を送るときに同封する一般的な書類には、

・添え状

・入社承諾書

・入社誓約書

・労働契約書

・返信用封筒

の4点があります。一つひとつ、どのような役割があるのか詳しくみていきましょう。

添え状

採用通知書を郵送する際は、書類を取引先や顧客に送るときと同じように、添え状が必要になります。添え状には、時候の挨拶と、「このような書類を送ります」といった、封筒の中身を紹介する文を載せます。

入社承諾書

採用通知に対して「特別な事由がない限り入社します」という意思を、企業に向けて提出するものです。

・日付

・代表取締役の名前

・入社する日付

・入社承諾の旨

・求職者の氏名、住所、押印欄

などを入れておき、求職者に記載してもらいます。

入社誓約書

こちらは、履歴書の内容に間違いがないこと、会社の名誉を汚すことはしないなどの項目を、求職者に約束してもらう文書になります。内容は入社の日付や氏名、住所など入社承諾書の内容に、宣誓内容を加えます。

労働契約書(雇用契約書)

労務の提供や報酬の支払いについて書かれているのが、労働契約書(雇用契約書)です。契約書ですので、絶対に発行しなければならない気がしますが、実はなくても大丈夫です。ただし、口約束だとトラブルの元になりますので発行しておくほうが安心です。

返信用封筒

求職者に返信を迅速に行ってもらうため、また、企業としての印象をよくするために、返信用封筒も同封するのがおすすめです。宛先や住所が書かれていると、より親切な印象になり、求職者の心象をよくできるでしょう。

採用通知書の例文

採用通知書には、

・日付

・宛名

・差出人

・件名(採用通知書)

・挨拶

・本題

・結語

・今後の流れ

・人事の問い合わせ先

などを記載します。

ここでは、挨拶から本題、結語までの例文を紹介します。

1. 挨拶

拝啓

貴殿におかれましてはますますご健勝のこととお喜び申し上げます。このたびは、弊社求人にご応募いただきましてありがとうございました。また、お忙しい中、ご足労いただきましたこと、重ねてお礼申し上げます。

2. 本題

厳正な選考の結果、このたびは貴殿を弊社社員として採用することといたしましたので、ご通知申し上げます。つきましては、下記の書類を同封いたしました。記入、署名・押印のうえ、〇月△日までにご返送くださいますようお願いいたします。なお、応募書類は当社人事部にてお預かりさせていただきますのでご了承ください。

3. 結語

今後とも引き続き、宜しくお願い申し上げます。

敬具

採用通知書を送付するうえでの注意事項

採用通知を送付するうえでの注意事項には、

・最終選考後1週間以内に通知する

・送付前に事前連絡する

の2つがあります。どのような理由があるのか、詳しく解説します。

1週間以内に通知する

最終選考が終わり、その求職者を採用する意思がある場合は、1週間以内に採用通知書を送付するといいでしょう。求職者はほかの企業への求職活動も行っています。

早めに採用通知を出すことで、自社への入社意識を高める効果が見込めるでしょう。優秀な人材はどの企業も獲得したいため、できる限り迅速な対応が望まれます。

送付前に事前連絡をする

マストではありませんが、採用通知書を送付する際には、事前に電話やメールで求職者へ連絡しましょう。採用になったことをいち早く伝えられ、且つ、求職者の求職活動状況を聞くことができます。

採用通知書で内定者の心をしっかり掴もう

内定や採用が決まったからといって、求職者が自社を選び、一緒に働いてくれるという保証はありません。本決定は、入社意思を確認し、労働契約書にサインした後になります。内定から契約まで時間が開き、ほかの企業の内定が決まれば、そちらに行ってしまう可能性もあるのです。迅速に採用通知書を発行することで、入社意欲を維持させ、辞退を防ぐことに繋げられるでしょう。

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