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zoomとは?zoomのメリットとデメリットや導入事例を解説

遠隔でコミュニケーションを取ることができるZoom。リモートワークが主流となった今、欠かせなツールのひとつとなりました。そんなZoom、メリットだけでなくデメリットも知っておきませんか?特徴をより深く知ることで、業務へ効率よく導入することができますよ。

 

Zoom(ズーム)とは?

Zoomとは、PCやスマートフォンなどを使い、遠隔で行えるコミュニケーションツールのことです。最近ではリモートワークが増え、リモート会議や面談に導入している企業が増えています。

そんなZoomには、高い利便性や手軽さなどのメリットだけでなく、デメリットも。Zoomの特徴を正しく理解し、賢く使いこなしてみましょう。

ここが便利!Zoomを導入するメリット

Zoomをすでに導入している企業は多くありますが、改めてZoomのメリットをご紹介します。Zoomの導入を検討している方は、参考にしてください。

事前準備なしで誰でも参加できる

Zoomで会議をする場合、事前に専用のURLを共有するだけで、誰でも簡単に参加することができます。URLをクリックするだけでメンバーが参加できる仕組みは、Zoomならではのメリットでしょう。

他のツールだと、IDの作成やメールアドレスの登録などが必要な場合もあり、会議までの事前準備に労力がかかってしまいます。Zoomであれば、遠隔ツールに慣れていない方でも簡単に取り組めるので、リモートワークに慣れていない企業にとっても強い味方となってくれるはずです。

安定感のある接続環境

リモートワークの浸透により、オンラインでのコミュニケーションを導入する企業の悩みとして、接続環境の不安定さが挙げられます。特に音声、画像の質は重要であり、会議や面談をスムーズに進めるためにも確認しておきたい項目です。

Zoomの接続環境は非常に安定しており、他のツールと比べても少ないストレスで使用することができます。Wi-FiはもちろんLTE接続にも対応しているので、スマートフォンやタブレットしか準備できない場合でも接続可能。より幅広いシーンで活用できるでしょう。

業務スピードアップに繋がる共有機能

Zoomでは、メンバーとコミュニケーションを取りながら画面共有も容易に行えます。他のツールでも共有機能は存在しますが、メンバーの端末や接続環境によっては、利用できないケースも多々ありました。しかし、zoomであれば簡単に画面共有をすることができるので、会議中にメンバー同士で資料を確認しやすくなり、会議を円滑に進められます。

Zoomの共有機能は会議だけでなく、面談やプレゼンテーションなど、企業のスタイルに合わせて柔軟に取り入れることができるでしょう。接続環境が安定しているZoomならではの魅力と言えます。

自宅からでもアクセスしやすい背景設定

リモートワークの導入により、自宅からZoomで会議に参加しなくてはならないシーンが増えました。そんな時、気になるのが背景設定です。Zoomでは豊富な背景スタイルからお好みのものを選ぶことができるので、自宅からでも気軽にアクセスすることが可能。

家族が在宅中であったり、部屋のプライバシーを守りたい時にも、背景設定はとても便利です。色々なバリエーションがあるので、企業に合ったスタイルや自分好みのものを選べるのも嬉しいポイントでしょう。

何かと便利なZoom、デメリットはある?

色々な機能が充実しているZoomですが、デメリットはあるのでしょうか。Zoomを導入する際に知っておきたい注意点として、ぜひ知っておきましょう。

事前にメッセージが送れない

Zoomは、メンバーの接続前にメッセージやチャットのやり取りを行うことができません。URLをクリックするだけで参加できる気軽さは大きなメリットですが、会議直前にアジェンダの共有などを行えないので、前もって他のツールで確認事項を共有するようにしておきたいところ。

万が一の連絡は、他のツールやメールを使用するなど、他の連絡手段を確保しておくことが大切と言えます。

無料プランは3人以上だと40分までの制限がある

Zoomは基本的に無料で使用できるツールですが、3人以上で40分以上接続するためには、有料プランへの登録が必要です。企業内で頻繁に活用する場合や、お客様向けのサービス、採用時の面談に導入するのであれば、ビジネスプランの導入が必須となるでしょう。

無料で使えるツールは他にもたくさんありますが、やはり機能面や快適性を求めると、無料ツールには限界があるのが事実。Zoomを使用する場合は有料プランを検討し、場合によっては他のツールを検討することも視野に入れ、Zoomの良さを企業に合わせて取り入れるようにしてみてください。

ちなみに、Zoomのビジネスプランの料金は、年間で1ID24,000円(税別)になります。

参考 : Zoom料金表

各種サービスとのデータ連携ができない

Zoomのデメリットとして、各種サービスとのデータが連携できない、という事も挙げられます。Zoomはあくまでも単独のサービスとなるため、すでに企業で使用しているツールやサービスなどと連携させることは難しいでしょう。

用途に合わせた特化型の方が、工数削減に繋がる事も多いので、業務状況に合わせて選ぶ事をおすすめします。

情報流出の危険性がある

簡単にアクセスできる便利なZoomですが、情報流出など、セキュリティ面での不安点が指摘されています。結論から言うとZoom自体に大きな問題点はないものの、Zoomに使用しているアカウントの漏洩が原因となる事がほとんどでしょう。

URLさえ分かればアクセスできてしまうので、パスワードを設定したり、会議室のロックをする、Zoomを最新バージョンに更新するなど、普段からの注意が必要となります。

ミーティングがバッティングしてしまう可能性がある

Zoomでは、ミーティングがバッティングしてしまう可能性があります。アカウントをシェアしていた結果、同じアカウントに違う担当者が入ってしまったり、長引いているミーティングに次の面談相手が入ってしまい問題になってしまうなど、運用に気を遣わなければいけない点があります。

Zoomの導入例

利便性の高いZoomを、実際に企業が取り入れる場合の導入例をご紹介します。様々なシーンでZoomを取り入れて、業務時間を充実させましょう。

Zoomによる社内ミーティング

一度に大人数でのアクセスが可能なZoomは、ミーティングに最適なツールです。全員の顔を見ながらコミュニケーションを取ることができるので、実際に対面しているような距離感でミーティングを進めることが可能になるでしょう。

緊急時や感染症対策事にも、Zoomを導入していれば社内ミーティングに支障をきたすことはありません。リモートワークでもZoomがあれば、定期的なミーティングを行うことができます。

Zoomによる面接

Zoomは面接に使うこともできます。ワンクリックでアクセスできるので、Zoomに慣れていない応募者でも簡単に面接会場へ入ることができるでしょう。

また、ZoomはPCがなくてもスマホ、タブレットからでもアクセス可能なので、さらに面接への窓口が広がります。面接会場の確保や面接官の負担を減らせるため、Zoomを利用した面接には多くのメリットがあると言えます。

Zoomを使うべき企業や人物像

Zoomの特徴を活用しやすい、Zoomがおすすめな企業や人物像についてご紹介します。もし当てはまるのであれば、Zoomや同じようなオンラインツールの導入を検討すると、業務の効率化に繋がるはずです、

リモート化・オンライン化を検討している

現時点でまだ業務がリモート化していなかったり、一部の業務のみのオンライン化で、これから本格的なリモートやオンライン化を検討している企業にとって、Zoomは便利なツールとなるでしょう。使いやすく、知名度が高いので、オンラインに慣れていない社員でも取り組みやすいのが特徴です。

クライアント側にとっても、Zoomであれば対応できるというケースも多く、Zoomを導入することは、これからの業務において必ずメリットとなるはずです。

コストを削減したい

ミーティングや打ち合わせ、面接など、これまで事前準備にコストがかかっていた業務も、Zoomがあれば大幅にコスト削減を目指すことができます。面接会場や会議室の確保が必要なく、都合の良い場所からアクセスできるため、支出削減に繋がるでしょう。

コスト削減でなくとも、同じ予算で質の良いミーティングや面接を行うことも可能になります。限られた予算の中で業務をスムーズに進めるべく、Zoomを導入してみるのはいかがでしょうか。

忙しくてスケジュールに余裕を持ちたい

Zoomでは非対面で多くの業務をこなせるため、日々のスケジュールに追われている人にもおすすめです。面談やミーティング会場への移動時間がなくなるため、スケジュールに余裕を持つことができるはず。

自宅からでも仕事ができる点においては、空いた時間を有効活用することも可能でしょう。自分のペースに合わせてタスクを組めるので、スケジュール管理が容易になります。

Zoomをさらに便利に使いこなす活用術

Zoomには色々なメリット、デメリットがありますが、両者とも把握した上で活用すれば、企業にとって便利なツールとして導入できるでしょう。Zoomをさらに使いこなすための活用術をご紹介します。

会議中のチャットで円滑なコミュニケーションを

Zoomでは、接続中にメンバーとチャットを同時進行で行うことができます。メンバー全員と共有することも可能ですし、一部のメンバーと個別にチャットを行うことも可能。

人数の多い社内ミーティングではなかなか個別にやり取りできないことが多いので、Zoomのチャット機能を活用して円滑に業務を進めましょう。

録音機能で議事録も楽々

Zoomでのやり取りは、簡単に録音、録画しておくことができます。接続環境の安定しているZoomであれば、後から振り返り議事録を作成することも可能でしょう。

他のツールを準備せずに済むので、対面式の会議よりスムーズに進められるかもしれません。

カレンダー共有でタスク漏れを防ぐ

GoogleカレンダーやOutlookカレンダーなど、各種カレンダーにZoomを共有することも可能です。主催者がメンバーのカレンダーに共有することで、タスク漏れを防ぎアラーム機能を活用することもできるでしょう。

企業カレンダーにZoom会議としてスケジュールを組んでおけば、リモートワーク中でも連携しやすいのでとても便利です。

Zoomのメリット・デメリットを活用して業務をスムーズに

Zoomには様々な特徴があり、メリット・デメリットも多くあります。企業によって魅力的な特徴は異なるはずなので、業務に合わせる形でZoomを取り入れ、円滑にビジネスを進めたいですね。

遠隔で行えるコミュニケーションツールには、ご紹介したZoom以外にも、色々なものがあります。それぞれの特徴を知り、柔軟に活用していくことで、リモートワークの充実に繋がるはずです。

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