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採用活動にペルソナが必要?求める人物要件を決める 4ステップとは

「採用活動をしているけれど、どんな人物が欲しいかを会社の中ですり合わせをしていないから、ペルソナを設定できていない」
「退職者補充を行っているときは、ハッキリいって早く採用充足しなければならないと焦って求める人物像を具体的に設計できていない。これでいいのだろうか」採用活動を行っていく中で、どんな人物を採用すれば良いのかが明確でなくて苦労していませんか。
採用活動を行う上で、求める人物像が具体的に決定していないと、採用がスムーズにいかないばかりか、早期離職など深刻な問題が発生する可能性があります。今回は、採用活動にはペルソナが必要な理由についてと、求める人物像の具体的な設計方法について解説します。採用活動において、なかなか求める人物像が決定できないと悩んでいる人事の方は、ぜひ、最後まで読んでいってくださいね。

ペルソナとは

ペルソナとは、「人格」という意味を持った言葉です。
元々はマーケティングの世界で活用されていた概念です。
マーケティングを行い新しい商品を開発する場合には、消費者がどんな生活を送っていて、どんな商品ならば購入するのかを知るために出来るだけ詳細なペルソナ設定を行います。
採用活動においてペルソナも同様に、出来るだけ入社して欲しい人物像を詳細に設定する必要性があります。

採用活動においてペルソナが必要な理由

採用活動においてペルソナが必要な理由として、採用ミスを減らすことができるという点で必要となります。
ペルソナが明確でなければ、どんな人材を採用するのかについての考え方が会社内で統一できず、採用後にミスマッチが発生しやすくなるためです。
出来るだけペルソナを固めておくことで、採用後に採用ミスマッチを減らし、早期離職などのリスクを減らすことが期待できます。

ペルソナの設定を行う上で重要な3つのこと

「ペルソナの設定を行う上で、重要なことはなんだろうか」と気になっていませんか。
ペルソナの設定を行う上で、重要な3つのこととして、以下のことがあります。

(1)経営者、現場、人事の3つの意見を集約する
(2)経営計画と採用計画を連動して、必要な人数を確定する
(3)優秀な人材のデータを集める

それぞれについて解説します。

(1)経営者、現場、人事の3つの意見を集約する

ペルソナの設定をする上で大切なこととして、経営者・現場・人事の3つの意見を集約させることが大切です。
特に経営者と人事は採用する方向性を予め詳細に詰めておかないと、結局は役員面接で不採用が連発するなど、ペルソナを決定する効果が低くなる可能性が非常に高いです。
出来るだけ経営者と人事の間で先に人材要件の取り決めを行い、その後に現場と打ち合わせに入るようにしましょう。
現場でどうしても経営者と人事間で決定した採用要件では受け入れられない、という意向が出てきた場合、再度、経営者と人事間で打ち合わせをし、協議するようにしましょう。

(2)経営計画と採用計画を連動して、必要な人数を確定する

経営計画と採用計画を連動して、必要な人数を確定するようにしましょう。
採用する人数によっては、採用傾向が変化する可能性があるためです。
具体的には、新規事業所が設置されることになったため、いつもより大量に採用する必要性がある場合には、新しい環境で自分から動ける性格の人材が欲しいとなる可能性があります。
反対に、定期採用で人手不足ではないけれど、将来を見据えて少数を採用したいというケースの場合、周囲と協調して安定した成果を上げられる人材が望ましいといえます。
採用人数についてはしっかりと決定することが大切です。

(3)優秀な人材のデータを集める

各部署でエースとして活躍している優秀な社員のデータを集めるようにしましょう。
どのような経路で入社してきたのか、学歴や仕事の実績、行動パターンなどを抽出してみるようにしましょう。
優秀な人材のデータを活字に起こすことで、共通点などが見えてくる可能性があります。
そうしたデータを集約して、ペルソナに加えてみましょう。

ペルソナを具体的に設定する4STEP!

ペルソナを具体的に設定する4STEPを紹介します。

STEP1.経営者・現場・人事で会議を行い求める人物像を決定する
STEP2.優秀なエース社員へのヒアリング等を行い、データ化する
STEP3.ペルソナを仮決めし、再度、経営者・現場・人事で会議
STEP4.実際の採用活動に活用開始

それぞれのSTEPについて解説します。

STEP1 経営者・現場・人事で会議を行い求める人物像を決定する

経営者・現場・人事で会議を行い、求める人物像を決定するようにしましょう。
ポイントとしては、経営者と人事間で求める人材要件を出来るだけ詳細に詰め、最後に現場と協議することです。
経営者側と現場側での意見の相違が浮き彫りになっている部分があれば、それを修正するようにしましょう。
また、採用人数なども最初に確定してしまいましょう。

STEP2 優秀なエース社員へのヒアリング等を行い、データ化する

各現場の優秀な評価のエース社員へのヒアリング等を行い、出来る限り、データ化して人事部で共有するようにしましょう。
データ化することで、STEP1で決めた人物像をより、具体化していきます。
「この部署の○○さんは優秀なので、彼をペルソナとしよう」という風に具体的に求める人材を決めましょう。

STEP3 ペルソナを仮決めし、再度、経営者・現場・人事で会議

仮決めしたペルソナをベースにして、再度、経営者・現場・人事で打ち合わせを行います。
理想が高くなりすぎて、「こんな優秀な人材、いったいどこにいるのか」というようなペルソナにならないように注意が必要です。
特に、経営者側から出る人材要件を入れすぎると、ペルソナが優秀すぎる人材になる可能性が高くなります。
現場の意見をうまく取り入れながら、妥協点を探り、ペルソナを本決定していきましょう。
人事は調整役として第三者的な立場から意見を出すということも大切です。

STEP4 実際の採用活動に活用開始

実際の採用活動に作成したペルソナを活用していきましょう。求人原稿を作成したり、採用面接にも活用してみましょう。
求人原稿を作成する際にもペルソナが設定されていればスムーズに原稿を書くことができます。
また、採用面接の場面でも、ペルソナを踏まえて面接が出来るため、スムーズに採否を判断できる可能性が高くなります。

採用活動においてペルソナを明確にするメリット

「採用活動においてペルソナを明確にするメリットってどんなものなだろうか」と気になっていませんか。
採用活動においてペルソナを設定するメリットとして、以下のメリットがあります。
・求人広告の作成等がスムーズになる
・経営者と現場の意識のズレを解消できる

それぞれについて説明します。

求人広告の作成等がスムーズになる

ペルソナを設定することで、求人広告の作成等、募集時にスムーズにアクションを起こすことができます。
採用が決定してから、求人広告を作り始めると、どうしても満足のいく原稿にならないこともあります。
事前にペルソナを設定しておけば、応募してほしい人が明確なため、求人広告などの募集に関する業務がスムーズになります。

経営者と現場の意識のズレを解消できる

ペルソナを決定しておくことで、経営者と現場の意識のズレを解消することができます。
具体的には、経営者の考えている理想の人材と現場の求めている人材が違い、採用に対する不満が現場から人事に来るということを防ぐことができます。
事前にペルソナ設定を経営者・人事・現場で設定しておくことで、採用に対する現場からの不満を減らすことができます。

まとめ

ペルソナという言葉には、「人格」という意味があります。
採用活動におけるペルソナ設定とは、どのような人物が欲しいのかについて社内で決定することを指します。
ペルソナを設定する必要性として、採用ミスマッチによる早期離職を減らすために必要性があります。
ペルソナの設定を行う上で重要な3つのこととして、経営者・現場・人事の3つの意見を集約すること、経営計画と採用計画を連動して必要な人数を確定すること、優秀な人材のデータを集めることがあります。
広く関係者の意見を集約しつつ、採用人数や、優秀な人材の定義を求めるようにしましょう。
ペルソナを具体的に設定する4STEPとして、STEP1経営者・現場・人事で会議を行い求める人物像を決定する、STEP2優秀なエース社員へのヒアリング等を行い、データ化する、STEP3ペルソナを仮決めし、再度、経営者・現場・人事で会議、STEP4実際の採用活動に活用開始という4STEPがあります。
ペルソナを設定するメリットとして、求人広告の作成等がスムーズになる、経営者と現場の意識のズレを解消できるというメリットがあります。
採用活動においてペルソナを設定し、採用効率をアップさせつつ、自社にマッチした人材を採用できるようにしましょう。

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