新卒の大量採用を行う人事必見！選考の効率化には〇〇を見直すべき
「今年もすべての履歴書を見るのが大変だな。」
「残業をするなと現場に言っておきながら、新卒を大量採用する時期はいつも残業時間が増えてしまっている。なんとかならないかな」
新卒の大量採用を毎年行う会社は、採用担当者の苦労が絶えません。
書類選考だけでも疲労が溜まりますし、面接に出席してもらう部課長の方たちへの連絡など、本当に仕事が多いですよね。新卒の大量採用を行う企業が選考や面接を効率的にするには、ちょっとしたコツがあります。この文章を読めば、新卒の大量採用を行う企業が効率的な採用を行う方法が理解でき、仕事を楽にすることができます。採用活動で疲れてしまっている採用担当者の方は、ぜひ最後まで読んでいってくださいね。
目次
業務フローを見直す
新卒の大量採用を行う場合、業務フローがすでに出来上がってしまっている会社が多いです。具体的には、就活サイトの大手2社から３社ほどに求人掲載を依頼し、そこからエントリーと書類送付をお願いして、選考に入るなど、形がすでに決まっていることが多いですね。これまで行っている業務フローを見直すことを一度だけやってみてください。
例えば、就活サイトを使う数を絞るなどの方法です。就活サイト経由でエントリーを受け付けるのが主流となっていますが、何個も就活サイトを使っていると経路把握ができずにあとで振り返りが出来なくなることがあります。どの就活サイトから毎年エントリーが多いのかを人事で精査して、最もエントリーが多いサイトだけに絞るなどの方法をとってみてください。複数経路を経由して応募されるよりも、採用側は管理するストレスが減ります。
面接フローに変化を起こす
面接フローに変化を起こすようにしてみましょう。
面接フローとして、以下のようになっている会社があると仮定します。
・就活サイトエントリー
・エントリー後書類選考のために書類送付およびＳＰＩなどを受験してもらう
・合格後に面接選考を実施のため、面接日時などを調整
・筆記試験と作文選考
・一次面接
・二次面接
・役員面接
・内定
上記のような選考フローになっている場合、大量に処理をしようと考えると、面接の回数を圧縮するという方法が考えられます。一次面接と二次面接を同時に行い、役員面接で終わりにするというフローにするだけで、面接回数を減らすことができます。特に一次面接と二次面接は時間を多めに確保して１回に短縮してしまう方が、役員面接までの時間が短縮できるため、大量採用に向いているといえます。
作文と筆記試験がある場合は、どちらかをなくす
作文と筆記試験があり、どちらかをなくすということも選考フローの短縮化になります。特に、作文に関しては苦手だという学生も多いため、作文選考をなくすと採用もスムーズになり応募者が増えるということもあり得ます。一次面接と同時に筆記試験を行ってしまえば二度も三度も学生を会社まで呼ばずに済むため、効率化することができます。ただし、会社として作文を書かせることに重要性がある場合には、会社の方針を曲げてまで作文選考を行う必要性はありません。他の部分で削れる工数はないかを考えてみましょう。
書類選考の考え方を変える
書類選考に採用担当者が割く時間を減らすというのも手段の一つです。特に選考基準を高めると、採用ターゲットだけを絞り込んで採用することができます。出来るだけ多くの学生に会いたいという気持ちがあっても、新卒を大量採用したいと考えている場合には、ある種のボーダーを設けると良いといえます。
また、自社にいる社員の出身大学を調べて、優秀な社員が多く出ている大学の書類を優先してみるようにするなど、優先順位をつけることも有効です。来た書類からどんどん中身を見て対応する、ということでは新卒大量採用を行う際には効率が悪くなってしまうこともあり得ます。書類を見る順番の優先順位をつけて採用選考を行っていくことが望ましいといえます。
現場への協力と理解を事前に求める
採用面接でいざ部課長に参加してもらおうにも、日程調整がうまくいかずスムーズに面接に必要な人物が参加してくれないということもあり得ます。新卒採用の時期だけは、現場に事前に理解と協力を求めるようにしましょう。
方法としては、経営者などに人事側から呼びかけを行い、面接選考時間について正確な工数を出して伝えるものがあります。
経営者へ採用面接に対してどの程度の工数を必要とするのかを伝え、承認を得ておけば現場の部課長から面接に参加する時間がないと断られることもなくなるでしょう。その上で部課長にも必要な工数を伝えましょう。また正確な工数が出せない場合は、何十時間の実労働時間が必要だと伝えるようにしておきましょう。
おおむね面接選考に必要な時間の工数を計算して、部課長に伝えるようにしておきましょう。正確な工数が出せない場合、何十時間実労働時間(面接時間)が必要だと伝えるようにしておきましょう。現場側からすると「採用は人事の仕事だろう」という本音があるものですが、採用した人材が面接に参加した部課長の部下になることも十分あり得ます。現場に必要性を理解してもらうためにも、新卒採用の時期の面接に割く工数については、しっかりと現場に伝えるようにすることを強くおススメします。
母集団形成の方法を見直す
新卒採用のための母集団形成の方法を見直すようにしてみましょう。
母集団形成の方法としては、以下の方法があります。
・就職サイト登録と自社ホームページでの採用
・合同説明会への参加
・学内セミナーに出展
それぞれの改善案について解説します。
（1）就職サイト登録と自社ホームページでの採用
インターネットを活用した採用手法で全国・全世界に対してインターネットを通じて採用情報を発信できます。エントリー数を集めるためにはどうしても活用しなくてはならない側面がありますが、もしも複数のサイトを活用して効果があまり感じられなかった媒体は積極的に活用を辞めるようにしてみましょう。３つのサイトを使うよりも、1つのサイトに絞ってお金を高く支払ったほうが結局は求人効果が高いということもあり得ます。自社ホームページからのエントリーも、出来るだけターゲットとしている層からの応募が来るように「こんな人物を求めている」というメッセージを発信するだけで、自社にマッチした人材を採用することができます。ミスマッチがなくなって、効率が上がります。
（2）合同説明会への参加
他の企業が参加している合同説明会に参加して、そこで履歴書の簡易版などを参加者に書いてもらい、見込みがある学生がいれば人事から連絡をするようにしましょう。こちらからアプローチすることで、母集団形成の効率が上がります。より採用ターゲットに近い層を採用できるようになります。
（3）学内セミナーに出展
大学が主催している学内セミナーに出展する方法があります。大切なことは、自社にいる社員の出身大学を当たることです。ＯＢを連れていくことで工数はかかりますが、学生にアピールになり向こうから連絡をしてくれる可能性もアップします。結果的には効率的な採用が可能となります。
まとめ
新卒採用を効率化するためには、業務フローを見直してみましょう。母集団形成の方法についても、手法に工夫をすることで、採用業務を効率化することができます。自社にとって最も最適な方法を選択して、大量の新卒採用を効率化し、採用担当者自身の業務負担を減らすようにしましょう。
