面接辞退やドタキャンを防ぐ！8つの対策方法とは？

「また面接辞退の連絡がきた。当日になって辞退なんて、非常識な応募者だなぁ・・・。」
「またドタキャンとすっぽかしが発生した。正社員求人なんだから覚悟を持ってきてほしい。」

面接前日の辞退や面接当日のドタキャン・すっぽかしは本来業務を出来ていたはずの時間を奪われたようで辛いですよね。
採用業務の他にもたくさん仕事があるのに、とやるせない気持ちになります。面接辞退を防ぐ方法としては、リマインドを行うだけではなく、面接に至る前段階での連絡など、情報の出し方にコツがあります。この文章を読めば、面接の辞退率を下げ、ドタキャンを防ぐ具体的な方法が分かり、対策を行うことができます。面接辞退で苦しんでいる人事担当者の方は、最後まで読んでいってくださいね。

面接辞退が起こる原因と、8つの対処法！

面接辞退が起こる原因と対策について紹介します。

・会社から求職者へのレスポンスが遅い
・応募者が書類準備などに多大なストレスを感じている
・面接会場が遠く、足を運ぶ気にならない
・面接回数が多すぎる
・天候が悪い
・事前情報が十分に提供されていない
・前日のリマインドがない
・応募時に好印象を与えられていない

それぞれについて解説させていただきます。

(1)会社から求職者へのレスポンスが遅い

エントリーが来てから、すぐにレスポンスを返すようにする必要があります。
せっかく転職サイト等からエントリーをしたのに、２日以上間が空いてしまうと、その間にもエントリーした人は他の企業のエントリーを行う可能性が高くなります。貴重なエントリーを逃さないように、遅くても１日中にレスポンスを返す必要があります。
人手不足の現在、エントリーへの返信はスピードが命です。

(2)応募者が書類準備などに多大なストレスを感じている場合

エントリーしてくれた応募者に対して手書きの履歴書の提出を要求する企業も多いですが、出来れば一次面接の段階では手書き以外の履歴書も可能とすることが望ましいといえます。有効求人倍率が高い昨今では、一次面接に関しては書類提出不要としている企業も増えてきています。一次面接で志望動機などを口頭でしっかりと確認して、二次面接まで進んだ段階で初めて書類を持ってきてもらうようにするなど、出来るだけ応募者の負担を下げるようにしましょう。

(3)面接会場が遠く、足を運ぶ気にならない

面接会場が遠く、少しでも気乗りしないと面接に参加することをためらう応募者の方も多くいらっしゃいます。エントリーの段階で住所などの情報があれば、面接時間を午後からに設定するなど、配慮を行うようにしましょう。また、面接時間を午後に設定するなどしても、あまりにも会社から住所地が遠い場合には、一次面接はＷＥＢ面接を実施し、二次面接から会社に足を運んでもらうなどの工夫をするようにしましょう。

(4)天候が悪い

面接辞退をされてしまうと、うちの会社が嫌だったのかなと会社を否定されたような気持になってしまうことも多いです。しかし、実際のところは面接当日の天候が大雨であったり、いかにも面接を受けるような気分にならないという日にも辞退率はアップします。天候で面接辞退率が左右されるケースがあるので、その場合は、ＷＥＢ面接を導入するなどして、出来るだけ天候や温冷などの気候条件に左右されない面接方法を導入するなど、工夫をすることができます。

(5)面接回数が多すぎる

面接回数が多すぎる場合に、一次面接の辞退率はアップする傾向にあります。新卒であれば３回以上の面接回数であっても学生なので時間があり、対応できることもあります。中途採用者の場合は平日の勤務時間の合間や、会社で有給休暇を取得してから面接選考に挑んでいることが圧倒的に多いです。なので忙しい中途採用者をターゲットに採用活動をする場合には、面接回数を減らすなどの工夫をする必要性があります。

(6)事前情報が十分に提供されていない

エントリーしてくれた応募者に対して、十分な情報提供を行えているでしょうか。求人に対してエントリーがあり、条件に合致していたら面接希望日を聞いて、そのまま面接日を設定するという方法をとっている人事の方も多いと思います。できればエントリーしてくれた応募者に対して、会社の資料や社長メッセージなどの掲載された資料をＰＤＦファイルで送付することをおすすめします。求人情報だけではわからない会社の魅力をしっかりとエントリーの段階で送付することで、企業の本気度を伝えると共に、求職者により強い興味を持ってもらえるようにしましょう。

(7)面接前日のリマインドがない

面接を設定した日の前日に、リマインドでメールまたは電話をしてみましょう。メールでも電話でも、時間の確保が出来る方法で問題ありません。面接当日になって来ない原因の一つとしてそもそも面接があることを忘れていたというケースも少なくありません。採用担当者側から「明日は面接となりますが、いかがお過ごしでしょうか。楽しみにお待ち申し上げます」という一言があるだけで求職者は「この会社は私を気にかけてくれているな」と感じてくれる傾向にあります。ちょっとした気遣いで面接に来てくれる確率がアップしますので、ぜひ、試してみて下さい。

(8)応募時に好印象を与えられていない

応募されたときに、電話で受け付けている場合やサイトからエントリーしているかなど、応募経路は違えど、好印象を与えられていないと面接のドタキャン率はアップします。応募を電話で受けたのであれば上から目線ではなく、「数ある求人の中から当社を選んでいただきありがとうございました」という風に感謝の言葉を伝えることが大切です。転職サイトでも同様で、誰にでも一律にテンプレートで応募ありがとうございましたというメッセージを送るのではなく、きちんと1人1人にメッセージを伝えるようにしましょう。特に転職サイトのテンプレート設定は冷たい印象となることも多いため、出来るだけ個別に対応するようにしておくなど、応募者のモチベーションを高められるようにしましょう。

面接当日までに出来ることはやる姿勢が大切

人事担当者がどれだけ意気込んでも、当日に面接のすっぽかしやドタキャンが発生する確立をゼロにすることは難しいといえます。それでも、出来ることはやっておくというスタンスが大切です。
面接の当日キャンセルをされないためには細かな気遣いが必要ですが、基本的には応募者1人1人にしっかりと向き合うという姿勢が大切です。手間がかかると思ってしまうかも知れませんが、当日キャンセルされると新しい候補者を探したりと、もっと時間と手間がかかってしまいます。できるだけ求職者の目線にたって採用活動を行うようにしましょう。

まとめ

面接の当日キャンセルやドタキャンを防ぐためには、これらの対策を行うことが大切です。
応募者の目線に立ち、応募者が悩んでいるであろうことを改善するだけではなく、採用担当者が出来るだけ丁寧な対応を心がけることで会社に興味を持ってもらえるように努力していく必要があります。細かな対応をする必要があるので負担に感じるかも知れませんが、面接のドタキャンを防ぐことが出来れば採用活動の効率がアップしていき仕事をスムーズに進めることが出来るようになります。