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面接管理シートを作成して採用を効率化!6つの項目をチェック

「面接をしたはいいけれど、面接管理シートを作っていないから、どんな評価をしたのか残せていない」
「面接管理シートを作成したいけれど、どんなことを書いたらいいのか分からない。他社はどうやっているのだろうか」
面接管理シートがないと、どの段階まで応募者が進んだのかや、どんな評価で二次面接まで進んできたのかが分からず、不安になってしまいますよね。
今回は、応募者を採用内定に至るまでしっかりとフォローしつつ、評価なども共有する上で大切な面接管理シートについて解説します。
面接管理シートを作成したいけれど何を項目にしたらよいか分からない人事の方や、作成しているけれどもっと内容を改善したいと考えている人事の方は、ぜひ、最後まで読んでいってくださいね。

面接管理シートとは

面接管理シートとは、面接を行う上で、応募者の話した内容などを書き留めておいたり、どこまで面接ステップに進んでいるかを確認するためのシートです。面接管理シートを作成しておくことで、応募者の進捗が把握できるほか、次の面接官に対してしっかりとした情報を共有することで採用効率化が期待できます。

また、面接管理シートを作成しておくことで、応募者の話などを聞き漏らすことなく、しっかりと記載することができます。
注意点としては、面接管理シートの記入に必死になって応募者の顔をしっかり見ることができないなる可能性があります。
応募者の話しているときの表情などもしっかりとチェックできるように、書くことばかりに集中しすぎないようにすることが大切です。

面接管理シートを作成する場合、雇用形態別にシートを分ける

面接管理シートを作成する場合、雇用形態別に面接管理シートを分けるようにしましょう。
理由として、雇用形態ごとに採用基準や質問内容が異なることがあるためです。
正社員採用の面接評価シートをそのまま、パートやアルバイトの面接評価シートに記載してしまうと、混乱が起きる可能性が高くなります。
正社員用だけではなく、パート、アルバイト、契約社員など用途にあった面接管理シートを作成するようにしましょう。
雇用形態別に面接管理シートを作成しておくことで、応募者の雇用形態別に面接のエビデンスを残すことも可能です。
また、求人広告の文言や時期によってどのようなタイプの応募者が面接に参加してくれたのかなどを記録しておくことで、後々の採用活動にも活かすことができます。
面接管理シートで応募者の評価を決定するだけではなく、次に行う採用活動の改善も可能になります。

新卒・中途採用など、入社経路別に面接管理シートを作成することも大切

同じ正社員採用であっても、新卒入社とそれ以外で、入社経路別に面接管理シートを作成する必要性があります。
新卒採用はこれまで職歴などがないため、応募者の将来などで採否を判断することがあります。
その反対に、中途採用者は即戦力としての採用を行うことがあるため、これまでの経歴で採否が判断されることがあります。
同じ面接評価シートで評価してしまうと、フィードバックのときに違和感を感じる項目が多くなることになります。
応募者の属性に合わせた面接管理シートを作成することが大切です。

新卒の面接管理シートに設定すべき項目

「面接管理シートを作る重要性は分かったけれど、どんな項目を作っていけばよいのかな。まずは新卒から面接管理シートを残そうと思うのだけれど」と悩んでいませんか。
新卒の面接管理シートに設定すべき項目は、応募者の評価と進捗が中心となります。
新卒の面接管理シートに設定するべき項目として、以下の項目があります。

(1)応募者の印象
(2)応募者の面接の進捗状況
(3)学生時代に努力したこと
(4)趣味や特技
(5)身なりや清潔感
(6)総合評価

それぞれについて解説します。

(1)応募者の印象

応募者の印象について、採用担当者等の面接担当者の意見を記入する欄を設けるようにしましょう。
明るい性格だったなど、採用担当者の主観が混じる項目なので、複数名で面接する場合にはあとで評価を突き合せることで、応募者に抱いた印象が合っているかどうかを面接官が確認することができます。
「自分としては、応募者の学生に明るい印象を持ったけれど、他の面接官は馴れ馴れしいと感じたようだ」など、応募者の印象を適性に評価する上で役立ちます。

(2)面接の進捗状況

面接の進捗状況は必ず記載するようにしましょう。
一次面接の段階なのか、二次面接の段階なのか、それとも最終面接の段階なのかで質問内容が変化することもあります。
どの段階まで進んでいるのかを確認できるような欄を必ず作っておきましょう。
質問漏れなどのミスを減らすことにもつながっていきます。

(3)学生時代に努力したこと

学生時代にどんなことに打ち込んだのかなど、質問に対する答えを必ず記載するようにしておきましょう。
学生の場合は、職歴がない分、学生時代をどのように過ごしたのかで採用に影響がでる可能性があるためです。
選考上、重要な材料になるかも知れない事項については必ず採用担当者意見を記載できるようにしましょう。

(4)趣味や特技

応募者の趣味や特技など、次回の面接時にアイスブレイクに使えそうな材料を記載しておくと、次のステップ以降の面接官が面接しやすいといえます。
趣味や特技などが自社の社員と共通点がある場合、入社して配属後に、会社に馴染みやすい可能性が高いなど、知ることでメリットのある項目ともいえます。

(5)身なりや清潔感

身なりや清潔感のある格好であったかどうかは必ず記載しておくようにしましょう。
営業職や販売部門の採用の場合、お客様に接する機会も多くなるため、面接時に身なりを整えているかは重要な要素であるといえます。
また、仮にお客様に接する部門でなくとも自社の従業員に清潔感がないと会社の評判を落とすことにもつながりかねません。
応募者の身なりや清潔感についてはしっかりとチェックするようにしましょう。

(6)総合評価

自社の質問に対する回答や、応募者の態度、清潔感などを考慮して総合評価を必ず面接1回ごとにつけるようにしましょう。
面接ごとに総合評価を付けていくことで、最後の内定の前段階で、本当に採用しても問題ないのかの判断材料にすることができます。
採用内定を確定させるのが役員という場合、役員が参考にする資料とすることも可能なため、総合評価をつけて採用担当者の意見を記載しておくことは大切です。

まとめ

面接管理シートとは、応募者の話した内容や応募者の評価、面接の進捗段階などを記載するシートのことを指します。
採用を効率化する上では非常に重要なシートであり、記録を残すことで次回の求人内容を見直すことにも活用できるシートです。
面接管理シートを作成する上では、雇用形態別にシートを作成し管理することと、新卒入社なのか、それとも中途採用者なのかなどの経路別にシートを作成することが大切です。
特に雇用形態別にシートを分けていないと、最終的に管理できなくなるなど、混乱してしまう可能性があります。
新卒の面接管理シートでは、新卒の特性を活かした面接管理シートを作成しています。
学生時代に努力したことなど、学生ならではの質問の答えに対して、評価を記載していくことが良いといえます。
必ず総合評価を面接が一回終わるごとにつけるようにするなどして、内定の前段階で改めて検討できるような状態の面接管理シートを残すようにしましょう。

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