日本でも導入する企業が増加！リファレンスチェックとは？

外資系企業では一般的な「リファレンスチェック」。最近では、日本の企業でも中途採用者に向けて行われることが増えました。聞いたことはあるけれど、導入することでどのようなメリットがあるのか、いまいちわからないという企業や採用担当者もいるでしょう。この記事では、そんな方に向けたリファレンスチェックの目的やメリット、流れ、行ううえでの注意点などを解説します。

リファレンスチェックとは？

リファレンスチェックは、中途採用の採用予定者、内定者に向けて行われる調査です。前職での実績や勤務状況、人物像など、書類や面談だけではわからない、第三者から見た採用候補者が、実際にどのような人なのかを確かめます。

もともとは外資系企業で用いられる調査でしたが、最近は取り入れる日本の企業も多くあります。

リファレンスチェックと前職調査の違い

リファレンスチェックと似た調査に「前職調査」があります。同じに思われる場合がありますが、実は異なった内容です。

リファレンスチェックは、採用予定者の実績や働きぶりについての調査になります。前職調査は、経歴詐称や金銭トラブルなどがないか、応募書類や面接時の情報が正しいかの調査です。

また、リファレンスチェックは採用予定者がヒアリング相手を選べるのに対し、前職調査は企業側が自主的に行うものです。

しかし、最近は個人情報保護の意識が高まったこともあり、前職調査は以前ほど行われていないのが現状です。

リファレンスチェックを取り入れる企業が増えている理由

日本の企業でもリファレンスチェックを導入する企業が増えている理由は、早期離職や転職者が増えていること、少子高齢化に伴い人材の確保が難しくなっていることが挙げられます。

苦労の末採用しても、早々に離職されてしまうと、企業にとってダメージは相当なものです。そういった事態を防ぐためにも、企業の理念や風土、事業内容などを理解し、企業にフィットする人材を採用するのが重要です。

リファレンスチェックを行うことで、書類や面接からだけではわからない、候補予定者の情報を知れます。

リファレンスチェックの目的

リファレンスチェックには、以下の3つの目的があります。

企業と採用予定者間のミスマッチをなくす

採用前と実際に働いてからの企業のイメージが異なっていたり、収入や待遇などが期待していたものと違い、ミスマッチを起こしている場合は、社員の早期退職につながる恐れがあります。リファレンスチェックは、採用予定者がどのような人物なのか、スキル、経験などについて、第3者からの情報をもとに確認することが可能です。よって、採用後にミスマッチを起こす確率が下がるといえるでしょう。

採用予定者への理解をより深めるため

リファレンスチェックを行うと、採用予定者について一層理解が深められます。第3者にヒアリングを行うことで、主観や実績だけではない、採用予定者の違った一面が見えてくるでしょう。

信頼関係を築くため

経歴やそのほかの申告内容と実際に相違がないか確かめられるので、企業は安心して採用が可能に。また採用予定者は、自分が申告した内容についてお墨付きが得られるので、お互いに対しての信頼感がアップします。

リファレンスチェックのメリット

リファレンスチェックをするメリットには、以下の3つがあります。

客観的に選考できる

より客観的で、公正な判断ができるようになります。書類や面接の内容だけだと客観性に欠けるため、採用後のミスマッチにつながることも。優秀な人材に長く働いて成果を出してほしいと思う場合は、リファレンスチェックは有効な方法です。

早期退職を防止できる

企業が採用予定者に求めるもの、採用予定者が企業に求めるもののミスマッチを防げれば、早期退職を防げます。また、リファレンスチェックをすれば、現在の職場や以前の職場でどのように働いていたのか、態度や業績などについて知ることが可能です。それまでの職場でも真面目で熱心な人であったなら、早々に退職する可能性が低い、自社でもやっていけるだろうといった推測ができます。

選考書類の内容や経歴についてクリアにできる

求職者が準備した選考書類の内容や経歴について、不安に思ったことがある人事担当者もいるでしょう。その場合、リファレンスチェックをすることで、クリアにできます。「リファレンスチェックの目的」の項でも説明した通り、書類の内容に虚偽ないことがわかれば、自信をもって採用できますし、採用予定者と企業との間の信頼につながるでしょう。書類や面接の内容で気になることがあれば、リファレンスチェックを導入するのも手段のひとつです。

リファレンスチェックの流れ

リファレンスチェックはどのように行うのかを説明します。

1.採用予定者に許可を取る

まずは、リファレンスチェックの対象者である採用予定者に、リファレンスチェックをしていいかの許可を取ります。

許可が必要な内容は、

・リファレンスチェックを行うこと

・前職の方から情報をもらうこと

・対象者から前職の方に対して、リファレンスチェックについて説明、同意をもらうこと

などです。

2.依頼先の決定、依頼

依頼先は、対象者である採用予定者が行うのが一般的で、前職（現職）の上司に依頼する場合が多いです。また、対象者を通さずに行うケースもあります。その場合は、企業側が前職や前々職の関係者を探し出して依頼したり、調査会社を使ったりするのが一般的です。

企業が自ら依頼する際は、どういった理由でリファレンスチェックに協力いただきたいのかを丁寧に説明するようにしましょう。

3.方法は電話、書面、面接で

依頼先が決まったら、実際にヒアリングを行います。ヒアリングの方法には、電話、書面、面接などを用いるのが一般的です。どの方法の場合でも、先方が手間取らないよう、迅速に行う必要があります。

リファレンスチェックの質問内容

リファレンスチェックでは、実際にどのような質問をするといいのでしょうか？コツは、質問にあまり時間をかけないことです。先方も業務中に時間を作って対応するため、なるべく手短に終わらせる必要があります。質問は事前にしっかりと準備しておくといいでしょう。

以下、リファレンスチェックで確認したい内容です。

・勤務期間

・役職

・コミュニケーション

・上司や部下との関係

・遅刻欠勤の有無

・人物像

・実績

・リーダーシップの有無

・トラブルが起きたときの対応の仕方

・仕事のやり方

リファレンスチェックは拒否される場合がある

リファレンスチェックは、場合によっては拒否される可能性があります。

1.採用予定者が拒否する

採用予定者のなかには、現職の企業に黙って選考を受けている場合があります。そのケースだと、リファレンスチェックをお願いしにくいでしょう。また、現職や前職の上司や部下との関係性が悪い、よくない辞め方をしているという可能性もあります。

2.依頼先の候補者が拒否する

依頼した先の候補者が拒否する場合もあります。そのケースだと、採用予定者との関係が良い悪いに関わらず転職活動に協力したくない、情報の共有に関わりたくない、忙しいということが考えられます。

3.依頼した企業から拒否される

依頼先の候補者が拒否することがあるように、企業から拒否される場合もあります。その場合に考えられる理由は、採用予定者に許可が取れているのかわからず対応に困る、リファレンスや個人情報の取り扱い方についてよく知らず第3者に情報を与えたくない、確認に手間取るのでしたくないなどが理由です。

以上3つの理由で、リファレンスチェックを行えない場合があります。採用予定者が現職や前職とよい関係性が築けていない理由には、トラブルを起こして信頼がなく、依頼できない場合もありますが、採用予定者が理不尽な扱いを受けていたというケースも考えられます。

リファレンスチェックができない理由を明白にし、その理由におかしな点がない場合は、リファレンスチェック以外の方法で採用判断をするようにしましょう。

リファレンスチェックの注意点

以下は、リファレンスチェックを行ううえでの注意点です。

時間と手間がかかる

リファレンスチェックは、企業と採用予定者以外の人を含めて行われるため、準備や依頼、ヒアリングなどに手間や時間がかかります。依頼をしてその返事をもらうまでの時間や、対面で調査する場合のセッティングなど、人事担当者はにとって大きな手間となるでしょう。

場合によっては費用がかかる

リファレンスチェックを調査会社に依頼して行う場合は、依頼費用がかかります。準備や依頼、実際のヒアリングなどの手間は省けますが、自社で行うよりもコストがかかってしまうのを覚えておきましょう。

個人情報保護法に抵触し違法になることも

2005年に個人情報保護法が施行されたことにより、第3者への個人情報の提供には本人の事前同意が必要となりました。よって、本人への事前の許可なくリファレンスチェックが行われた場合には、法律違反となってしまう可能性があります。

法に触れないためにも、リファレンスチェックを行うことを事前に対象者本人に通知するようにしましょう。

リファレンスチェックの実施は細心の注意を払おう

リファレンスチェックは、企業と採用予定者との信頼関係に影響を与えます。企業としては、個人情報保護法に抵触しないように、順番や礼儀に気をつけて行わなければなりません。準備や対応をしっかりすることで、リファレンスチェックは企業と採用候補者双方にとってプラスになるでしょう。