企業にとってのweb説明会とは？メリットや成功させる方法を紹介

採用活動の一環である説明会。最近はコロナウイルスの流行もあり、Web上で行われる「Web説明会」が増えています。この記事では、Web説明会が増えている理由やメリット、デメリットなどを解説。成功させるための秘訣についても紹介するので、これからWeb説明会を導入しようとしている企業や採用担当者は参考にしてください。

Web説明会とは？

最近、採用活動のひとつとしてよく聞く「Web説明会」。スマートフォンやパソコンなどを通して、どこからでも視聴、参加できる会社説明会のことを指します。企業側も、従来の会社説明会のような大掛かりな準備が必要ありません。

遠方に住む求職者に自社をアピールすることがしやすいので、「うちの会社でも導入してみたい」と考える企業や採用担当者も多いはずです。

なぜ今、WEB説明会が増えているのか？

対面式の説明会のほうが、企業側の熱意が伝えやすく、求職者の反応も見やすいのではと思われるかもしれません。では、なぜ今、WEB説明会は増えているのでしょうか？理由は以下の3つです。

コロナの影響

2020年から続くコロナウイルスの流行に伴い、対面式での会社、企業説明会を自粛する企業が増えています。また、開かれたとしても、大勢が集う場に行きづらいと考える求職者が多いためです。

求職者のインターネットでの情報収集が増えているから

ひと昔前と違い、多くの求職者がインターネットで企業や就職活動の方法などをインターネット経由で取得するケースが増えています。クチコミサイトを参考に企業について調べている場合も多いでしょう。

WEB説明会も、それら情報収集の場のひとつとして活用してもらえます。実際に企業の担当者がプレゼンできるので、クチコミサイトの情報よりも信憑性が高く、企業の生の声を求職者に届けられます。

求職者がスキマ時間で参加しやすいから

WEB説明会なら、スマートフォンやタブレット、パソコン経由で視聴、参加ができるため、参加者は時間を有効活用できます。まだ実際にエントリーしたいかわからないという場合、説明会に時間をかけたくない求職者も多く、スキマ時間で参加できるWEB説明会は魅力的と言えるでしょう。

企業にとってのWeb説明会のメリット

WEB説明会は、求職者、そして企業にとってもメリットがある手法です。ここでは、企業にとってのメリットについて解説します。

準備や後片付けが簡単

WEB説明会は配信にあたり、WEB環境を整えたり、セッティングする必要があったりしますが、何十人、何百人を集めて行う対面式の説明会に比べると、準備や後片付けが簡単です。その時間を、コンテンツ作りに回すことで、より魅力的な説明会にすることができるでしょう。

遠方の求職者も参加しやすい

インターネットを使えば、遠方に住んでいる求職者にも説明会に参加してもらいやすく、より多くの出会いにつなげられます。対面式の説明会や選考だと参加できなかったという求職者にも間口が広がるため、優秀な人材を発掘しやすくなります。

コストが削減できる

対面式の説明会の場合、大きな会場を押さえたり、移動費がかかったりします。しかし、WEB説明会の場合はそれがないので、コストを抑えた説明会が可能です。

企業にとってのWeb説明会のデメリット

どんな物事にも、メリットがあればデメリットがあります。WEB説明会には、以下2つのようなデメリットが考えられるでしょう。

求職者一人ひとりの反応がわかりにくい

対面式の説明会とは違い、説明会に出席した一人ひとりの反応はわかりにくいかもしれません。カメラを切っていれば表情は見えませんし、チャット機能だけではコミュニケーションも取りづらいです。

求職者の反応を引き出すようなコンテンツ作成や、アンケート、直接コミュニケーションが取れるような仕組みが必要になります。

対面式の説明会よりも途中退出しやすい

WEB説明会は、対面式の説明会よりも途中退席しやすい雰囲気があります。対面式の場合、話を聞くなかで自分には合わないと思っても、最後まで話を聞いて退席するケースがほとんどです。

しかし、WEBならボタンひとつで操作ができるため、自分には合わないと思った瞬間退出してしまうかもしれません。最後まで聞いてもらえるような飽きないコンテンツ作りが求められます。

Web説明会をするのに必要な手順

WEB説明会を成功させるためには、万全な準備が必要です。初めてWEB説明会を導入される採用担当者に向けて、準備の流れを説明します。

1.機材やネット環境の準備

まずはパソコン、カメラ、マイク、Wifi、インターネット有線などを準備します。接続や映り、音などは、実際に使ってみないとわからない場合が多いため、実際の説明会の前にはデモストレーションを行って確認しましょう。

録画の場合は、編集機材が必要になります。最近では、パソコンと動画編集ソフトがあれば事足りるので準備は簡単です。

2.使い方を参加者に周知する

WEB説明会への参加・不参加の連絡方法やWEBツールの使い方などを事前に周知するようにしましょう。WEB説明会といっても、不参加や途中参加の場合には事前に連絡が必要です。また、説明会に使うWEBツールの使い方は企業側から事前に告知しておくとトラブルが減らせるでしょう。

いずれの場合も、事前に方法をシェアしておくことで、リラックスした雰囲気で説明会に臨むことができます。

3.コンテンツ作り

途中退出しやすいWEB説明会では、いかに参加者を飽きさせないかというのも大事なポイントです。予算や技術力の関係もありますが、VRを取り入れた仕事体験や360°映像で見せるオフィスの様子などを使って紹介するといった工夫すると、最後まで集中してみてもらえる確率が上がります。

WEB説明会を成功させるための5つのポイント

WEB説明会を成功させるために企業ができることを紹介します。

1.録画の場合は15〜30分に話をまとめる

WEB説明会の内容を録画で配信する場合は、内容を15〜30分以内にまとめるといいでしょう。簡潔にまとめることで、参加者の離脱を防ぎ、企業の魅力を伝えやすくなります。

2.トラブルに備える

事前にどのようなトラブルが起きるのかを想定し、対策を練るようにしましょう。そのためには、本番前に数回テストをしてみるとイメージがしやすいです。また、WEB説明会ではどのようなトラブルが起きやすいのかを事前にまとめ、参加者に共有しておくと、何か起きたときも焦らず対処できます。

3.飽きさせない工夫をする

動画や配信の長さ、コンテンツの内容、立ち振る舞いなど、参加者を飽きさせない工夫をしましょう。WEBでの説明会は対面とは違い、配信者側の熱意が伝わりにくい場合があります。よって、話すトーンや身振り手振りなどを交えて、普段の会話や説明会とは違った見せ方をする必要があります。

4.画質や音質にこだわる

せっかく説明会の内容が素晴らしくても、画質や音質が悪いと、参加者に内容のよさを理解してもらえない場合があります。WEB説明会前には事前にテストすることをおすすめしていますが、どのWEBツールを使って行うのかも重要です。いくつかのWEBツールを試し、最適なものを導入するようにしましょう。

5.面接に来てもらえるような工夫をする

会社説明会の目的は、企業についてよく知ってもらい、その後の選考に進んでもらうことです。対面式であれば紙のアンケートを取って個人情報を入手し、次の選考への手掛かりにできますが、WEB説明会ではそうも行きません。アンケートを実施できるWEBツールを採用したり、説明会の最中に応募フォームへ誘導できるような仕組みを作るようにしましょう。

WEB説明会を行ううえでの注意点

最後に、WEB説明会を行ううえでの注意点を紹介します。まだ新しい選考スタイルではありますが、今後より増えていくことが予想されます。ぜひ最善の準備をしたうえで臨むようにしてください。

1.ネットワーク環境を整えておく

WEB説明会は、ネット上で行われます。ネットの環境が悪いと、見ているほうも発信しているほうも気持ちが入りにくくなります。事前にネットワーク環境を整えておくのはもちろん、テクニカル面を支えてくれるサポート役を呼んでおくのも手段のひとつです。

2.途中離脱を防ぐ工夫をする

ここまで説明してきたように、WEB説明会は対面式の説明会よりも離脱しやすい特徴があります。コンテンツ作りだけではなく、チャットや質疑応答タイムなど相互的なコミュニケーションが取れる環境を準備するようにしましょう。

3.入社後のミスマッチが起こらない工夫をする

WEB説明会を始め、面接までもWEB上で行われることが増えています。便利ですが、一度も対面せずに採用に至ることも。応募者側も、企業や社員の実際の雰囲気を知らずに入社することになり、入社後のミスマッチが心配されます。WEB説明会の内容を充実させ、できる限り実際の社の雰囲気を伝えられるようにしましょう。

WEB説明会は事前準備が大事

WEB説明会は、対面式の説明会とは違い、会場を押さえたり、ブースの用意など大掛かりな準備は必要ありません。しかし、その場にいない人たちに向かってネット経由で実施するため、対面とは違った事前の準備やテストなどを行う必要があります。対面式よりも多くの人が参加しやすく、幅広い人材に企業について知ってもらうことができる場なので、ぜひ事前準備をしっかりと行い、アピールできるようにしましょう。