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業務の効率化には欠かせない!企業ができる「コミュニケーションコスト」の削減方法

コストといえば「お金」をイメージする方が多いと思いますが、コミュニケーションコストとは、従業員同士の意思疎通にかかる工数のことを指します。ビジネスシーンでは時間も大切な財産のひとつ。この記事では、コミュニケーションコストが高い人の特徴や企業ができる従業員のコスト削減方法などをご紹介します。

コミュニケーションコストとは?

コミュニケーションコストとは、企業において従業員同士の意思疎通にかかる時間のことを指します。例えば、上司が部下に業務フローや考えなどを伝えた際、部下が理解するまでにかかる時間などが挙げられます。

コミュニケーションコストは理解までの時間が長くなればなるほど高くなるので、低い(時間を抑える)ことが理想ですが、ただ時間が短いだけでは意味がありません。短時間でお互いの意思をしっかりと理解し合うことが重要とされます。

テレワークで問題視されるコミュニケーションコスト

近年、多くの企業がテレワークや在宅勤務の導入を始めました。職場に行かず自宅や好きな場所で業務を行えるという点など、多くのメリットがあるテレワークですが、実はその裏でコミュニケーションコストが上がってしまうという問題が多く発生しています。コミュニケーションコストが上がってしまう原因をいくつかご紹介します。

1. テキストで伝える場面が多くなり理解までに時間がかかる

リモートワークは、出社している時よりも他の人の行動や業務がわかりにくくなります。事前に決まっている打ち合わせであれば電話やビデオ通話も可能ですが、急を要する内容であればテキストで送らなければいけないことが増えるでしょう。伝える側はメッセージの作成に時間がかかり、受け取った側も口頭で説明を受けた際より理解に時間がかかってしまいます。

2. 相手の表情や温度感が伝わりにくい

ビデオ通話であっても、対面の打合せに比べれば表情や温度感は伝わりにくくなります。業務の重要度や優先度を相手の温度感から感じ取ることが難しくなるので、業務の詳細を理解するには時間がかかってしまうでしょう。

3. 会社全体の動きが把握しにくい

リモートワークではコミュニケーションの機会が減るので、他のチームや部署の動きなど会社全体のことを知る機会が減ってしまいます。

会社の動きを把握していれば、新たな業務の説明を受けた際などもスムーズに進められますが、内容や目的をイチから説明しなければいけないので、その分時間がかかってしまいます。

コミュニケーションコストが高い人・組織の特徴

コミュニケーションコストの高い人や企業にはいくつかの特徴があります。ここでは、個人と企業の特徴をご紹介します。

個人の特徴

1. 理解力が低い

基本的なことですが、個人の理解力レベルが低いとコミュニケーションコストは高くなってしまいます。5分で理解してくれる人もいれば、10分かかる人もいたりと理解力の差は個人によってさまざまです。説明が終わった後にされる質問などもコミュニケーションコストに含まれます。

2. 自分の話を優先する

相手が説明している際に、自分の考えや意見で話を遮ってしまう人もコミュニケーションコストの高い人になってしまう可能性があります。一通り話を聞いた上で、質問や意見を言うことは大切ですが、話の途中で遮ってしまうと論点がずれて理解するまでに長時間かかってしまう可能性があります。

企業の特徴

1. 仕組みが決められていない

社員のコミュニケーションコストが高い企業は、コミュニケーションを取る方法や仕組みが決められていない場合が多くあります。質問や相談があっても誰に相談していいかわからないと、まず相談者を探すことから始めなければいけません。あらかじめコミュニケーションの機会を設けておけば、この時間が短縮されてコミュニケーションコストの削減につながるでしょう。

2. 社員教育ができていない

コミュニケーションコストの削減には、会社の企業理念や基礎知識を理解しておくことが重要です。質問の対応などでコミュニケーションコストが上がり業務の効率が落ちないよう、基本的な知識は社員教育で身につけてもらうようにしましょう。

コミュニケーションコストが高いと起こる問題

意思疎通にかかる時間が長いと上がってしまうコミュニケーションコストですが、高くなってしまった場合どのような問題が起きるのでしょうか?

1. 業務の効率が落ちる

コミュニケーションコストが高いということは、会議にかかる時間も長くなるということになります。本来1時間で終わるはずの打ち合わせに2時間かけてしまえば、ほかの業務にあてられる時間が短くなり業務の効率が落ちてしまうでしょう。

2. 意思決定に時間がかかる

企業を成長させるためには意思決定の速さが重要なポイントになります。コミュニケーションコストが高く意思決定が遅れてしまった場合、大切な案件を逃してしまう可能性もあるでしょう。通常の業務相談はもちろん、取引などの重要な場面では特にコミュニケーションコストを抑えることが必要です。

3. 社員の疲労にもつながる

コミュニケーションコストは、時間だけでなく精神面な負担のことも指します。意思疎通に時間がかかると従業員の疲労につながり、モチベーションを低下させてしまう可能性もあるでしょう。

コミュニケーションコスト削減のために必要な企業の動き

・マニュアルを作成する

部署や業務によってマニュアルを用意しておけば、口頭で説明する必要がなくなりコミュニケーションコストの削減を図ることができます。その際、よくある質問なども一緒に記載しておくとより説明や教育にかかる工数を減らせるでしょう。

・コミュニケーションツールを導入する

先ほどもご紹介しましたが、質問や相談がある際誰にどのようにして相談するのかを決めることにも時間がかかってしまいます。特にリモートワークを導入している企業ではコミュニケーションを取る機会が減ってしまうので、気軽にメッセージや通話のできるコミュニケーションツールを導入するのが良いでしょう。

・会社の理念や方向性を共有する

従業員のコミュニケーションコストを削減するには、企業の理念や方向性などをしっかり浸透させることが重要です。企業としての方向性を理解できていないと、業務を進めるうえで疑問が出てたり、誤った方法で業務を進めてしまう場合があります。従業員との間で考え方の差が生まれないよう、理念や方向性は共有するようにしましょう。

コミュニケーションコストの削減で効率アップを目指そう

従業員が業務を行う時間には制限があります。一人一人のコミュニケーションコストを下げることができれば、多くの時間を有効活用できるようになるでしょう。企業の成長には業務の効率化が欠かせません。理念や方向性を共有するための社員教育やコミュニケーションツールの導入で、社員のコミュニケーションコストの削減を目指しましょう。

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