適切な人事評価に欠かせない「人事評価シート」とは？目的や書き方を解説

人事評価をするうえで欠かせない人事評価シート。皆さんの企業では導入していますか？人事評価に欠かせない書類であるため、可能な限り効果的に使いたいと考える企業は多いはずです。この記事では、人事評価シートの目的や内容、注意点について解説します。正しい使い方を意識し、社員や部下の人事評価に役立てましょう。

人事評価シートには2種類ある

人事評価シートには、人事評価の評価者や上司が書き込むものと、評価を受けた社員が書き込むタイプの2種類が存在します。

どちらも決まったフォーマットはありませんが、評価者が書き込むのは、人事評価期間を終えてのフィードバックや、評価項目をどれだけ満たしたかを数値にした全体の評価や所見部分です。

人事評価シートの目的

人事評価シートを使用する目的は、人事評価の内容を理解すること、自社の社員や部下がどのような特性を持っているのか知ること、それをどのように業務や事業に活かしていくのかを明確にすることです。社員一人ひとりが目標を達成させるため、また企業や部署の成長と事業の業績をアップさせるために役立てることができます。

よって、人事評価シートの内容は、達成度や目標などをわかりやすく記載し、次の目標に繋げられる内容にする必要があります。人事評価の質を高める役目も担っているのです。

人事評価シートに記載する内容

人事評価シートには決まった書き方や、絶対に記載がなくてはいけない項目はありません。それぞれの企業や部署によって内容や書き方、フォーマットなどが変わります。評価項目は態度、能力、成績の3つがあり、それぞれの職種や部署によってより細かく内容が分けられます。以下では、人事評価シートの大まかな記載内容を紹介します。

所属

評価される社員の氏名、所属部署、担当職などを記載する欄です。

評価者名

評価する側の氏名、捺印の欄を人数分用意します。

目標の項目

態度、能力、成績など、人事評価する際に欠かせない3つの項目を設定し、その内容を細分化して記載します。例えば、態度なら積極性や協調性、成績なら目標達成や迅速性などを評価項目として設定。評価者ごとに、それが達成されたかを1〜5やS、A〜Cのレイティングで評価します。

達成基準

項目ごとに達成基準を書いておくと、評価しやすくなります。目標達成なら「目標量を達成できたか」、協調性なら「周りと助け合って作業できたか」など、どのような基準を満たせば達成基準を満たしたとできるのか明確にします。

評価者からのコメント

評価者からの総括を書き込む欄です。

以上のような内容が基本になります。もちろん、企業や職種ごとに評価内容やフォーマットは変わります。自社の目標や職種に合わせた項目を吟味し、作ってみてください。インターネット上には無料で利用できる人事評価シートのテンプレートがいくつも存在しますので、どのように作ればいいのか悩んでいる場合は参考にしてみましょう。

人事評価シートのコメントの書き方

人事評価シートには、評価者も評価を受ける社員もコメントで記す箇所がある場合があります。どのようなことを書けばいいのか、その書き方を紹介します。

評価側の書き方

評価する側は、評価に偏りが出ないようにする必要があります。プラス面、マイナス面を含めて、公正に書くようにしましょう。評価される側の社員が、今後の目標やモチベーションにできるように、具体的な数字やエピソードを交えると伝わりやすさがアップします。

また、相手の立場に立った言葉選びや、書き方が求められます。

評価対象者の書き方

評価される側は、自己評価の視点で記載します。評価された内容を、よりよく受け取ってもらえるように、前向きな内容にするといいでしょう。過大評価もいけませんが、過小評価もよくありません。第三者的な目線で、人事評価を振り返るようにしてください。

評価者は、何人もの評価対象者の人事評価シートをチェックするため、箇条書きや結論から書くなど読みやすさにもこだわってみるといいでしょう。

人事評価シートを記載する際の注意点

人事評価シートを記載するうえで注意したいことを解説します。

1. 人事評価シートの目的や意味を理解する

人事評価シートは、社員の成長や目標達成を後押しし、会社や事業を成功に導くために使用されます。よって、社員や会社のための書類なのです。より細かな話をすれば、このシートの内容次第で社員の給与や異動などに影響を与えるため、重要書類と言えるでしょう。適正に評価するために、人事評価シートや人事評価の目的を見失わないようにしてください。

2. 社員の自己評価の内容について理解する

評価者として言いたいことがあるかもしれませんが、まずは評価対象者である社員がどのように自己を評価したのかを理解し受け止めるようにしましょう。

3. モチベーションを下げるような内容は書かない

評価対象者である社員がモチベーションを下げる書き方や評価は控えましょう。人事評価シートは、事業を成功に導くための人材育成を、より的確に行うためにも使われます。たとえマイナス要素もあったとしても、社員が次の目標に向かっていきやすい書き方や内容が求められます。

4. フィードバックを欠かさない

人事評価や人事評価シートは、フィードバックがあってこそ効果が出ると言っても過言ではありません。評価をしっぱなしにするのではなく、どうしてこの評価なのか、より成長するためには今後どうしたらいいのかについて話し合えるようにしましょう。

5. 企業は評価者である社員のケアも忘れない

内容によっては、評価される側もストレスを感じますが、評価者も重大な責任を負うため多大なストレスを感じるでしょう。企業は、評価者側のケアを忘れないようにしてください。

人事評価シートを使って社員を適切に評価しよう

社員の評価は、偏りがあったり、不明瞭な部分があると、業務へのモチベーションに響きます。人事評価シートを使うことで、公正でわかりやすい評価ができるようになります。人事評価の方法を見直したいと考えている企業や人事部は、ぜひ人事評価シートを導入してみてください。