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人材採用におけるRPOとは?導入のメリット・デメリットを詳しく解説!

求人サイトの制作や運用、応募者との諸連絡、面接や入社手続きなど、採用業務は多岐にわたり、採用担当者の負担は大きくなるばかりです。そんな企業の課題を解決する手助けとなるのが「RPO」です。今回はRPOとはどのようなサービスなのか、導入するメリット・デメリットや導入時の注意点などについて紹介します。

RPOとは

RPOとは「Recruitment Process Outsourcing(リクルートメント・プロセス・アウトソーシング)」の略称で、「採用業務の代行サービス」のことを指します。企業で行われる採用業務の一部またはすべてを外部に委託し、代行する活動のことです。

採用業務は通常会社の人事部で完結させるのが一般的ですが、人手不足であったり、急遽人員が必要なケースなど採用担当者の負荷を減らすべく採用業務を外部の企業に委託するケースが増加しています。

RPOで対応できるサービス内容

具体的にどのような業務を外部に委託するのかどうかご説明いたします。

採用戦略の立案、運用

企業が求めている人材のペルソナ(人物像)を設定したり、募集要項の作成や募集枠の設定など求人サイトに掲載する上での必要な情報を整理していきます。このプロセスは採用における基本方針となるため、企業側と代行側が綿密にコミュニケーションをとり、認識のズレが無いようにしましょう。

また、募集人数や広告活動によっては説明会を設けたり求人広告を掲載する場合があります。自社のリソースやノウハウでは行き届かないプラスアルファな活動の委託も可能です。

応募者の管理

応募者が集まったあとは、応募者への事務的な連絡や面接の日程調整など、応募者への連絡業務も代行してもらえます。採用担当者はこのメール対応やスケジュール調整などの事務作業に追われてしまうことが多いですが、業務を大幅に削減することができるので、コア業務に時間を注くことができるでしょう。

応募者の選考

RPOは、企業が設定した採用基準をもとに選考を委託することができます。最終的な採用否決は企業側が決めることがほとんどですが、それ以降の合否連絡は依頼することも多いです。

入社手続き、研修

入社後は、社員登録や契約書の管理など事務的な業務の委託も可能です。また、内定者研修や新人研修など人材育成サポートが充実している委託会社もあるため、自社のリソースを大幅にカットすることができます。

RPOのサービスを利用することのメリット

採用業務の負担削減

採用にかかる業務負荷を削減できる点がRPOの大きなメリットといえるでしょう。採用担当者は、書類の確認やメール・電話対応、入社手続きなど煩雑な事務作業も業務の一つです。この部分を削減することにより採用担当者の負荷が減るため、コア業務に専念しやすくなり、質のよい採用が行えるようになるでしょう。

採用ノウハウを取り入れられる

RPOベンダーは、様々な企業で採用活動を行っており、採用における知識を多く蓄積しています。自社で行っていた採用業務をアウトソースすることで、彼らのノウハウを得ることができ、効率のよい効果的な採用活動が進められます。自社だけでは実現できなかったような採用手法などを、RPOによって実現できるケースもあるでしょう。

質の良い採用活動ができる

委託内容のレポートを依頼することにより、採用業務における分析や振り返りを十分に行える余裕ができるので、採用活動のPDCAを回すことができます。また、RPOベンダーによるプロの視点からのアドバイスやフィードバックも得ることができ、その意見を活かしてさらに質の良い採用を行えるでしょう。

RPOのサービスを利用することのデメリット

RPOベンダーの選定が肝心

これはどの委託業者にも言えることですが、RPOベンダーの裁量により結果が大きく変わってきます。RPOは日本においてまだまだ市場規模が小さいため、RPOベンダーの技量に差があり、判断が難しい場合があります。

委託する業者の実績やサポート体制などが充実しているかどうかをしっかりと把握した上で、正式に依頼することが大切です。

ミスマッチが生じるリスクがある

RPOの委託業務として選考を任せることもできますが、任せっきりにしてしまうと自社とミスマッチな採用が生じてしまう可能性があります。基本方針を決定する際に十分な話し合いをするのはもちろん、プロジェクト進行中でもコミュニケーションを十分に行い、齟齬がないように綿密に連携を取りましょう。

RPOで発生する費用

RPOは業務内容や委託期間など、依頼する内容により費用が大きく左右されますが、料金体系は「固定報酬」または「従量単価報酬」のどちらかを採用するケースが多いです。

固定報酬は、指定の業務を1パックとして月額単位の固定料金を支払う料金体系で、従量単価報酬は、業務ずつに報酬が定められていたり、採用人数に応じて単価が異なるというものです。依頼内容によって数万円〜数十万円と大きな差があるので、料金メニューをカスタマイズできるかどうか確認しつつ、複数サービスの料金を比較してみましょう。

RPOを導入する際の注意点

委託する業務範囲を明瞭化する

アウトソーシングを依頼する前に、自社で完結させる業務と外部に委託する業務を事前に明瞭化することが大切です。契約後では認識の違いでトラブルが生じる可能性もあるので、事務業務を補助的に依頼するのかどうかや選考のフォローまで委託するのかどうかなど、具体的に決めておきましょう。

採用条件の定義づけを明瞭化する

RPOに採用業務を委託する場合、自社が求めるスキルや人物像をできるだけ細かく定義しておくことが非常に重要です。抽象的な表現やイメージだと、委託先と認識のズレが生じてしまう可能性が十分あるため、採用条件の定義づけには時間をかけてでも力を入れましょう。

RPOを依頼する企業の選び方

RPOに初めて採用業務を委託する際は、下記のような点に注意しながら選定をしましょう。

・実績が十分にある委託会社を選ぶ

・進捗状況の確認が細かくできる

・採用管理システムや秘密保持の秘密保持義務が整っている

・見積もりや業務内容が明瞭

・自社のルールに基づいて業務を調整してくれる

・定期的なコミュニケーションがとれる

あくまでポイントですが、どの基準で選べば良いのか不安に思う方は、上記のポイントを事前に確認しておきましょう。

RPOを上手に活用しよう

人材採用のプロフェッショナルに委託することにより、採用担当者の工数削減やノウハウを得られるなどさまざまなメリットがあるRPO。業務の負担が大きい場合や、採用がなかなか上手く進まないと感じる場合は、RPOの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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