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オファーレターとは?内定通知書や労働条件通知書との違いは?

日系企業ではあまり馴染みがない「オファーレター」。今まで発行したことがないという企業も多いのではないでしょうか?また、内定通知書や労働条件通知書との違いについてよくわからないという場合もあるかもしれません。この記事では、オファーレターの意味や内定通知書、労働条件通知書との違いについて紹介します。

オファーレターとは?

聞いたことがあるけれど、実際に使ったことはないという企業が多いのではないでしょうか?オファーレターは、求職者宛に内定を通知、部署名や役職名、給与や休日休暇などを提示した労働条件、福利厚生などについて記載する文書のことです。

給与や福利厚生などオファーレターの内容が求職者が求める条件に合わなければ、内定を断られることもあります。

「あれ、これは内定通知書や労働条件通知書と同じなのでは?」と思われたかもしれません。以下では、内定通知書と労働条件通知書との違いについて解説します。

内定通知書と労働条件通知書との違いとは?

内定通知書

内定通知書とは、内定が決まったときに求職者に発行する通知書です。一緒に同封されるのが内定承諾書や誓約書で、それぞれ入社の意思を確かめたり、入社にあたっての約束事などが記されています。内定を承諾した場合法的な効力を持ちますが、2週間の間でしたら辞退が可能です。

労働条件通知書

労働条件通知書は、法律で発行することが決まっている、求職者宛に出す業務に関する通知書です。決まった書式はありませんが、勤務時間や給与、休日・休暇、解雇の条件などを明記しなければならないとされています。

オファーレターは2つを合わせたもの

ここまで読んでいただくと、オファーレターと内定通知書、労働条件通知書の内容が似ていることに気づかれると思います。オファーレターは内定通知書と労働条件通知書に書かれている内容が合わさったものなのです。

場合によっては、オファーレターには内定の通知のみで、労働条件通知書が同封されるケースもあります。

オファーレターが必要な理由とは?

オファーレターが必要な理由には2つあります。

1.労働条件について後々の誤解やトラブルを予防するため

オファーレターには、労働条件を記載します。労働条件の提示については、面接や面談で口約束で行われる場合もありますが、誤解やトラブルにつながるケースも。よって、採用を決めたら、面接や面談などで話した労働条件について記載したオファーレターや、労働条件通知書を発行し、後々考えられるトラブルを未然に防げるようにします。

2.求職者が現職の退職手続きを進めるため

カバーレターは、転職者に向けて出すのが一般的です。

転職者は、オファーレターが発行されない限りは現職を退職することはありません。オファーレターを確認、承諾したうえで初めて退職届を出します。「ぜひ採用したい!」という求職者がいる場合には、できるだけ早く出すことで、求職者側も退職の手続きを始めやすくなります。

オファーレターを出すタイミングとその後の流れ

オファーレターとは何か、ということがおわかりいただけたのではないでしょうか?ここでは、オファーレターを出すタイミングと、その後の流れについて解説します。

発行のタイミングは内定通知書や採用通知書と同じ

オファーレターを発行するタイミングは、内定通知書や採用通知書と同じ、内定後すぐがベストです。そうすることで、自社への入社意識を高めることができます。

オファーレター発行前後の流れ

オファーレターが発行される前後の流れは、

1.内定
2.企業がオファーレターを発行・送付
3.求職者よりサインと押印のうえオファーレターもしくは同封の内定承諾書が返送される
4.入社

もしくは、

1.内定
2.オファー面談
3.オファーレターの発行・送付
4.入社

となる場合もあります。

オファー面談とは、内定後に行われる労働条件のすり合わせをする面談です。この面談を元にオファーレターや労働条件通知書の内容が決定します。求職者は、選考の中で聞けなかったことや、クリアになっていなかったことをこの場面で聞いてくるでしょう。

オファー面談は、絶対にしなければならないということはありません。オファーレターや労働条件通知書のみで採用とする場合もあります。

オファーレターの内容

オファーレターに記載する内容を紹介します。内容によっては内定者の意思が変わる場合がありますので、「この企業で働きたい!」と思わせる、しっかりとした内容を記載しましょう。

1. 内定通知

内定通知書と同じく、求職者が内定した旨を書きます。

2. 入社予定日

入社予定日を記載します。オファーレターを手にしたときには、求職者はまだ現職を退職していないので、入社”予定日”とする場合もあります。事前の面談や求職者からの申し出に沿い、柔軟に対応しなければならない可能性もあるでしょう。求職者と密に連絡を取り合い、都合をつけるようにしてください。

3. ポジション・役職

オファーレターを受け取るのは転職者に多いため、選考の結果、すでに決まったポジションや役職をオファーする場合もあります。求職者に適した、もしくはチャレンジングだと思えるポジションを提示できると、求職者の入社意識を高められるはずです。

4. 労働条件

労働時間や勤務地、休日・休暇、業務内容などについて、細かく記載する必要があります。入社後に自分はどのように働くのか描けないような薄い内容だと、内定を辞退する求職者が出ないとも限りません。

ポジションや役職の部分と同じく、求職者が自社で「働きたい!」と思える内容を細かく提示できるようにしましょう

5. 給与や賞与の支給方法や条件

給与や理論年収、その支給方法と条件なども記載します。理論年収とは、想定年俸のことです。月収やそのほか手当などが含めて算出されます。

賞与については、まずは支給されるかどうか、もし支給される場合はだいたいいくらになるのかといった内容も記載されます。賞与は、前年の実績を踏まえる場合が多いので、オファーレターに書かれた内容と差が出る場合が多いでしょう。

6. 契約期間

いつからいつまで自社で働いてもらいたいかの期間を示します。どのタイミングで現職を離れたらいいのか、どのくらい契約期間で成果を出さなければならないのか、といったことが明確になるため、求職者の覚悟ややる気につながります。

7. 退職や解雇について

退職や解雇についても明示します。退職の際にはどうすればいいのか、どのようなことをすると解雇になるのかを明示しておくことで、後々のトラブルを防げるでしょう。

8. 福利厚生について

福利厚生がしっかりとしている、オファーレターに明示されていると、入社後の生活について考えやすくなります。また、内容が充実していると「この会社で働きたい!」と思ってもらう後押しになることもあります。

オファーレターの雛形

実際のオファーレターの雛形を紹介します。以下の内容は必要書類を返送してもらうパターンです。

来社が必要な場合は、10. 同封書類の案内の部分に来社の案内(日時、場所、持参して欲しいものなど)を加えるようにしましょう。

1. 年月日

2. 求職者の名前

3. 会社の名前や住所、電話番号、担当者名など

4. 題名(採用通知書・内定通知書・Letter Of Offerなど)

5. 時候の挨拶

6. 求人にご応募くださったことへの感謝の言葉

7. 採用決定の通知

8. 入社予定日

9. 敬具

10. 同封書類の案内(入社承諾書、入社誓約書、労働契約書、返信用封筒など)

11. 提出期限

12. 以上

13. 問い合わせ先の部署・課の名前、連絡先

転職者の採用を決めたらオファーレターを発行しよう

求職者の中に「この人だ!」という人を見つけたら、できるだけ早くオファーレターを発行しましょう。オファーレターを手にしたことで、求職者は現職の退職手続きを取ることができます。また、もし他社の選考も受けている場合は、自社の内定を辞退することも考えられます。魅力的な内容のオファーレターを発行し、「この会社で働きたい!」と思ってもらえるようにしましょう。

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