辞退率半減、工数95%削減。トヨタ紡織が「harutaka」で実現した“学生に寄り添う”選考DX
辞退率50%超え。危機感から始まった「選考フローの抜本改革」
「harutaka」を導入し、選考プロセスを刷新するに至った背景を教えてください。
加納さん：当時、限られた担当者数で採用活動を行っており、このままでは業務が円滑に進まなくなるという強い危機感がありました。特に、学生さんや現場社員との「面接の日程調整」と、面接後の「評価入力の遅れ」が大きなボトルネックとなり、内定出しまでの期間が長期化していました。その結果、選考辞退率が50%を超えてしまっており、この状況を何とか改善したいと考えたのが改革のきっかけです。導入後、選考プロセスはどのように変わりましたか？
加納さん：早期選考の枠組みを大きく変えました。以前は、複数回のリクルーター面談を個別調整で行っており、非常に時間がかかっていました。新しいプロセスでは、まずES提出時に「harutaka」の録画選考を受けていただき、一次選考を完了させます。通過後は、個別面談ではなく、こちらが設定した複数の枠から選んで参加できる「座談会形式」に変更しました。これにより、学生さんはご自身の都合で選考や情報収集を進められるようになり、私たちも日程調整の手間を抜本的に削減できました。
プロセス変更によって、どのような効果がありましたか？
加納さん：定量的な効果として、選考辞退率が約50%から約25%に半減し、週に40時間かかっていた調整業務は2時間まで削減できました。この効果は年間を通して複数回あるため、インパクトは非常に大きいです。また、副次的な効果として、学生とリクルーターのやり取りがオープンな場になったことで、就活ハラスメントのリスクを低減できたことも、大きなメリットだと感じています。
成功の鍵はパートナーシップ。「あるべき姿」を共に描く
新しいフローは、当初から具体的にイメージされていたのでしょうか？
加納さん：「内定出しまでの期間を短縮したい」という思いはありましたが、具体的な形はZENKIGENの担当者の方と壁打ちする中で見えてきました。「こういう風に使えるんだ」という多様なアイデアをいただき、ただの業務効率化ではない、本質的なプロセス改善が可能だと気づかされました。面談から「見極め」の要素を切り離し、「魅力付け」に集中させる、といった現在の形も、対話から生まれたものです。様々なツールがある中で、「harutaka」を選ばれた決め手は何でしたか？
加納さん：ツールの機能や価格ではなく、「選考プロセスに関するコンサルティングがきちんとできる会社を選びたい」と考えていました。長期的な視点で採用を良くしていくためには、信頼できるパートナーが不可欠です。ZENKIGENさんは豊富な実績をお持ちで、私たちの「あるべき姿」を共に描き、実現まで伴走してくれるだろうと感じたのが一番の決め手です。新しい取り組みを社内で進める上で、工夫した点はありますか？
加納さん：特に技術系の部署からは反発も想定されたため、丁寧なコミュニケーションを心掛けました。具体的には、各部のマネージャー職以上を対象とした説明会を2回実施し、その録画もアーカイブとしていつでも見返せるようにしました。その場で強調したのは、新しいプロセスがもたらす「現場のメリット」です。単に人事の業務が楽になるという話ではなく、「面接官自身の工数を大幅に削減できる」という点を具体的に伝えました。例えば、「これまで、面談のために特定の時間を確保いただく必要がありましたが、録画選考ならご自身の隙間時間で確認・評価ができます」といった形です。これにより、自分たちのための改革でもあると納得感を得てもらうことができました。
こうした丁寧なプロセスを経た結果、この取り組みは社内でも高く評価され、最終的には表彰されるに至りました。
学生目線で採用を再構築。その先に見据えるAIとの共存
プロセス刷新にあたり、「学生目線」で特に意識されたことは何ですか？
加納さん：「自分が学生だったらどう感じるか」を常に考え、不安を払拭するための情報発信を徹底しました。具体的には、まずマイページ上に選考のフローチャートを掲示し、今自分がどの段階にいて、次に何をすべきかが視覚的に分かるようにしました。説明会などでは、なぜこのフローに変更したのか、その背景と学生さん側のメリットを丁寧に説明しました。「時間的制約なく自分のペースで進められる」「早く選考を終えたい人も、じっくり考えたい人も、自分に合ったスケジュールを組める」といった利点を明確に伝えました。
また、「何回でも撮り直しができるので、気軽に挑戦してください」とアナウンスし、録画選考への心理的なハードルを下げる工夫もしました。学生の不安を一つひとつ解消していく姿勢が、信頼に繋がったのだと思います。
今後のAI活用についてはどのようにお考えですか？
加納さん：最終的な見極めは、人の人生を預かる以上、人が責任を持つべきだと考えています。しかし、補助的なツールとしてのAI活用には大いに期待しています。例えば、生成AIで作成された文章をそのままESに利用しているかどうかが分かれば、私たちが見極めを行う際の強力なサポートになります。人の判断を助け、能力を最大化させる方向でAIと共存していくのが理想です。最後に、採用に課題を抱えるご担当者様へメッセージをお願いします。
加納さん：採用活動は、突き詰めれば人と人とのコミュニケーションであり、いかに学生に良い体験を提供できるかだと思います。そして、それを実現するためには、ツールを導入するだけでは不十分です。運用面までサポートし、共に「あるべき姿」を描けるパートナーとタッグを組むことが、成功の鍵だと断言できます。私たちの場合は、そのパートナーがZENKIGENさんであり、「harutaka」でした。ぜひ、自社の採用を真に進化させるためのパートナーを見つけていただきたいと思います。
