オンライン面接の完了率100％を達成したAIU担当者が語る「受験生との向き合い方」

よろしくお願いします。AIUが入試にharutakaのライブ面接を導入した理由を教えてください。

阿部さん：新型コロナウイルス感染拡大の影響でキャンパスが閉鎖し、秋田県の地域的な状況から見ても対面で入試を実施するのは難しい1年でした。この環境下でも受験機会を確保し、入試を止めないため、オンラインで面接を実施できるようharutakaを導入しました。


文部科学省の方針もあり、多くの大学がオンラインも含め、受験が円滑にできるよう検討していたと思います。当初からAIUではharutakaをご利用いただいていたのでしょうか？

阿部さん：いえ、当初は数百人単位の接続が可能な汎用型のサービスを用いて、オンライン試験を実施していました。しかし、8月に実施した入試では、十数名規模でも音声や接続トラブルが発生してしまい、「今のままでは規模が大きくなった時に必ず同様のトラブルが起こる」と、運営面の課題から入試に適したWEB面接サービスはないかと探していました。

照井さん：丁度、そのテストが実施されたタイミングで、私は着任しました。第一印象は「これは大変だな」でした。全ての受験生の通信環境が整っているわけではないし、通信環境が整っていてもオンラインの扱いに不慣れな受験生が大半でした。そのため、11月に予定していた数百名規模の入試に、システムを含め、実際に運用できるかという不安はありました。

AIUの皆様がharutakaと出会ったきっかけを教えてください。

阿部さん：きっかけは、本学キャリア開発センターの担当者がZENKIGENと接点を持っていたことです。同センターでは学生の就活を円滑に進めるため、我々と同じタイミングでWEB面接サービスを探していました。部署が近いこともあり、どんなサービスか気になり最初のミーティングにこっそり参加したのがZENKIGENの坂本さんとの出会いでもありました。

坂本：阿部さんからは入試の現状をお伺いし、「セキュリティ」、「プロダクト」、「サポート」の3軸でお話ししました。例えばセキュリティ面では、ISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）の認証を取得し、一般企業や自治体をはじめ、セキュリティに厳しい大手金融機関などでも導入されるサービスであることをお伝えしました。



プロダクト面では、サービスの扱いやすさを軸に、複数URLを一括で生成、案内が出せるような仕組みが備わっていることなどを中心にご説明しました。これまでに複数の大学とお取り組みをしていた経験から、高校生のITリテラシーは、就活生に比べると未熟な場合が多いことを実感していました。そのため、彼らのスマートフォンにアプリを入れて面接に参加することは現実的ではないこと、人為的なミスを最小限に抑えるためにもURLのワンクリックが有用であることをお話ししました。



サポート面では、他大学を支援した実績から、マニュアル作成のお手伝い、運用のご提案、面接教員向けのレクチャー実施など入試活用に特化したご支援ができる点をお話しました。入試要項は何カ月も前に受験生に伝わっているため、急な方針変更ができないということは我々も承知しています。そのため、従来のAIU様の入試フローをいかにシームレスにharutakaで実現できるか、そのために必要な運用の変更提案や、WEB面接に関するノウハウは積極的に共有させて頂きました。

こうしたZENKIGENからの提案に対し、どのような印象を抱かれましたか？

阿部さん：坂本さんの話は、本学にとってどれも魅力的な内容でした。ITに不慣れな高校生が使いやすく、かつ8月に浮き彫りとなった運用面の課題をクリアするための方法をご提案いただいたからです。



また、我々は規模が小さい大学のため多くの工数をかけることが難しい事情もあり、マニュアルサポートや他の企業・大学のノウハウが共有いただけることも魅力的でした。

本学として確実に運用できることも重要でしたが、最優先に考えたのは受験生目線で使い易いシステムであり、少しでも慣れないオンライン面接に臨んでいただくにあたって余計な不安を取り除くことだったので、自社のシステムのアピールだけに留まらず、本学のニーズもしっかりヒアリングしていただき、他のサービスを組み合わせた提案などを初めからしてもらえたのはありがたかったです。

実際に当日までどのように準備をしたか教えてください。

阿部さん：検討を開始したのは8月中旬です。9月中旬ごろにharutaka導入を決定し、10月下旬から予定していた出願開始に向けて準備を開始しました。

坂本さんから頂戴した事前マニュアルをベースに、高校生向けに公開情報を作成しました。

阿部さん：いかに正確なものを公表できるかにこだわり、受験生に周知しました。大学関係の方は特にご理解いただけると思いますが、入試にしてもオープンキャンパスにしても、マニュアルがすごく重要です。例えば、実際の受験時とは異なる環境で通信環境を確認してしまう学生もいます。慣れないツールを使う事前準備として、少しでも分かり易いものを提供し、いかに必要なステップを確実に完了してもらえるかが重要となります。

坂本：AIUの皆様が、受験生ファーストで取り組む姿を見て、私たちもできることを常に提案し続けました。受験生や面接員のマニュアルを準備し、予め基本的なトラブルシューティングの例をフォーマットとして入れておくことで、急な問題にも対応できるような体制をつくりました。また他大学で実際に起きた例は、常に阿部様に共有しました。

照井さん：今回の場合、面接員側の通信リスクを最小限に抑えるため、試験官を一つの会場に集め、基本操作は我々入試スタッフの方で対応しました。その分、受験生の方に時間を割き、事前確認から当日対応に当たりました。

今回AIUでは、事前に接続チェックを行いましたよね。その時に意識したことを教えてください。

阿部さん：坂本さんと連携しながら接続速度や環境的に「まずいかも」という学生を抽出しました。特に多かった問い合わせは、ネットワークスピードがマニュアル基準に達しないです。しかし、環境からどうにかできることがほとんどでした。学生たちと話す中で、そのPCで受験可能かどうか、難しい場合には高校から受験できないかなどを一件ずつ調整しました。

照井さん：正直、ここまでの過程で危ないと感じる場面はありませんでした。受験生への事前アンケートを通し、問題点をスタッフたちが一つひとつ潰していったからです。問題が可視化できていたので、8月よりは不安はありませんでした。

当日、面接は大きなトラブルなく進行しましたか？

照井さん：結論から申し上げると、harutakaを利用したライブ面接は大きなトラブルなく終了しました。ライブ完了率は100％、接続率も約95%でした。なお、入試は11月下旬に1日かけて試験を実施しましたが、接続トラブルに備え、予備日を1日設定しました。

阿部さん：「音声がつながりません」など高校生からの問い合わせに備え、リカバリープランとして、他社オンラインサービスや電話での対応も準備していました。結局、代替サービスは使用せずharutakaだけで入試は完了しました。


坂本：我々がご支援させて頂いている大学の多くは、「入試は可能な限り当日に終わらせるべき」という運営方針を持つ印象があります。予備日を出さないためにも、大学の型を生かせるような形でZENKIGENからもリカバリープランとして代替サービスを複数ご提案しました。

参考までに、今回の面接規模等を教えてください。

照井さん：海外からの応募も含め、約300名の学生と面接を行いました。



阿部さん：なお緊急事態宣言前だったこともあり、秋田県内の学生のみを対象とした入試制度では約50名は対面での面接で実施し、それ以外の入試制度の受験生は、全国各地から出願いただいたこともあり、オンラインでのライブ面接と異なる形態で並行して実施しました。

例年、対面での面接だったため、海外在住の方や九州・沖縄の受験生含め、受験生の皆さんには秋田までお越しいただく必要がありましたが、今年度の特別選抜試験では、オンライン面接だったこともあり、受験生の交通費や宿泊費の負担を軽減し、経済的な負担を最小限に留めることはできました。出願された方の中にはオンライン面接だから受験できた方もいたかと思います。

実際に今回harutakaを利用する中で、改善してほしいと感じた点を教えてください。

阿部さん：実は入試後に「今後は受験生の接続テストの有無をharutaka上で可視化できるようにしてほしい」とお願いしたんです。そしたら、12月のアップデートですぐに反映されていたので驚きました。お陰様で、受験生の動きがより把握しやすくなりました。しいて言うなら現在10mbpsほど必要なネットワークスピードも、他のサービス同様5〜7mbpsぐらいにまで、クオリティを維持したまま落としてもらえたら大変助かります。

坂本：そのように仰っていただきありがとうございます。接続テストの可視化など、入試スタッフの皆様に負荷をかけていた部分が少しでも改善できたのは嬉しいです。今後も頂いた知見をさらに昇華させ、より多くの大学のお役に立てるよう努めます。

また情報共有などを通し、各大学のハブになれることも実感しました。情報のハブとなりながら、各大学の知見をつなげてクオリティをあげ、実戦でのアウトプットにつなげていきたいです。

最後に、この記事を読む大学の入試担当者の方へメッセージをお願いします。

照井さん：今回のharutaka導入を通して移動負担の軽減など、対面では得られなかった新しい知見を得ることができました。入試だけでなく学生募集のイベントを含めて対面にこだわらず、様々な可能性を模索しながら今後もアップデートを検討していきたいです。


阿部さん：ここまでの会話から、「オンライン面接は大変だ」というイメージを持たれるかもしれませんが、オンラインでの面接は受験生にとっても移動負担の軽減や、慣れ親しんだ受験環境で試験に臨めるメリットもあります。各大学の皆様も、一度検討してみる価値は十分あるかと思います。

またデジタルネイティブ世代の高校生は普段からSNS等に触れていることもあり、大人が心配しているよりも、柔軟に適応してくれました。各大学、初めてのことで構えてしまう部分は多々あると思いますが、入試にしても説明会等のイベントにしても、オンラインを取り入れる価値は大きいと思いました。今後も坂本さんにはハブになってもらい、より受験生にとってメリットのある形で入試が実施できるように模索しながら、各大学との連携や情報交換もしていきたいです。

照井さん、阿部さんありがとうございました。

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