小林製薬の人事×セキュリティ担当者が語るharutaka導入秘話
導入の決め手は「シンプルにWeb面接が実施できる」
今回はよろしくお願いします。harutaka導入前に抱えていた採用課題を教えてください。
栗原さん：一番大きな課題は、対面だと効率性に欠ける点です。
東京と大阪の2拠点で選考を行うため、面接官の時間はもちろん、会場の確保が大変でした。
また学生視点から、遠方の応募者が参加しづらいという面も課題に感じていました。
学生や面接官の交通費、面接の会場費など、費用面は問題になっていませんでしたか？
栗原さん：正直申し上げると、交通費や会場費の各種費用は例年そこまで大きく金額が変動しないため、
問題として浮き彫りになっていませんでした。
改めてWEB面接で費用を試算したときに、「会場費や交通費がこんなにかかっているのか……」と
驚きました。
harutakaと出会ったきっかけを教えてください。
栗原さん：WEB面接の情報収集と勉強も兼ねて参加した、
2019年の大阪HR EXPOでharutakaに出会いました。
新型コロナウイルスによる感染拡大が社会問題になる前から、遠方の学生との関わり方、
そして効率性への課題を感じていたこともあり、そのリサーチもかねて参加したんです。
伊藤：初めてZENKIGENのブースへ栗原さんがいらっしゃった時も、harutakaがどのようなサービスか、
WEB面接サービスとしてどのようなことができるかをご質問いただいたことを覚えています。
栗原さん：伊藤さんの説明はとても分かりやすく、質問に対しても丁寧にお答えいただきました。
お話を聞く中で、harutakaはサービスも機能も良い意味でシンプル、
「学生とスムーズなコミュニケーションが実施できそう」という印象を抱きました。
「良い意味でシンプル」とはどういうことでしょう。
栗原さん：機能が多すぎず、誰しもが使いやすそうということです。
録画機能や面接官トレーニングにフォーカスしたサービスではなく、
コミュニケーションに重視したサービスを探していた当社には、大変マッチしました。
harutakaを選ぶ決め手は何でしたか？
栗原さん：「シンプルにWeb面接を実施したい」と考えていたため、
当社の求めている内容がちゃんと網羅されていたのが大きかったです。
費用帯も導入しやすい金額でした。
harutakaを導入するにあたって、期待していた点を教えてください。
栗原さん：harutakaに限らず、WEB面接サービスには面接当日に通信トラブルがなかったり、
有事の際には素早く手厚くサポートしてもらえたりする点を期待していました。
それは、人事として一番のミッションである、面接を滞りなく進めるためのフォローをWEB面接サービスに求めていたからです。
では、導入にあたり逆に不安だったのはどのような点でしょう。
栗原さん：一番は、評価面や運用面も含め、今までどおりの面接がしっかり行えるかどうかです。
あとは、学生が面接にアクセスできるか、参加できるかなども不安要素としてありました。
今はいろいろWEBサービスが登場し、学生もいくらか操作に慣れているとはいえ、
心配には変わりありません。
伊藤：小林製薬さんに限らず、
「WEB面接になると、人事の皆さんや面接官の方々の運用が大きく変わる可能性が高いこと」は
導入前にご説明するようにしています。併せて、harutakaは比較的サービスの自由度が高いため、
「WEB面接を導入したことで効率化が図れない状況にならないようZENKIGENとしてサポートすること」もお伝えしました。
「長くお付き合いしたいから真摯に向き合いました」
丁寧な連携でクリアした社内セキュリティ
今回のテーマの一つが「社内セキュリティの問題」です。
小林製薬さんのセキュリティ事情について簡単に教えてください。
栗原さん：前提として、企業内に新しいサービスを導入することへのハードルは
厳し目に設定されています。
興津さん：サービス導入にあたりどのような内容をチェックしているかを大まかに説明します。
まず、データの取り扱い、暗号化などの通信関連の項目、システム障害への対処と復旧目処など、
約50項目の質問が記載されたチェックリストをサービス提供各社にご回答いただきます。
その内容をセキュリティ部署で最終チェックし、導入可否を判断しています。
特にチェック時に注意を払っているのはどのような項目でしょう。
興津さん：いくつかありますが、万が一の事態が生じたときに、社外の方に被害を及ぼさないかが
大きなポイントとなります。
例えば、データのバックアップに対して情報の暗号化がなされているかどうか。
もし暗号化されていない情報が流出してしまったら、候補者の情報が世間に出てしまう可能性があります。
また、候補者の皆さんに安心してシステムを使ってもらうためにも、
障害からの復旧とその対応も大切です。
伊藤：私は、お二人とチェックリストのやり取りをする中で、
harutakaの利用規約における正しい解釈を細かいニュアンスレベルでご説明することに
注意を払っていました。
これは本件に限ったことではありませんが、
規約の解釈が難しい点や「この規約文面だと、もしかしたらチェックシートに引っかかるかも」
という箇所が少なくありません。harutakaを正しく皆さんにご理解いただくのはもちろん、
ZENKIGENとして各社のシステムにどのように譲歩できるかを真摯に検討するためにも、意識しています。
栗原さん：セキュリティの内容もですが、法務チェックや利用規約の細かい文言なども含め、
導入に向けて毎日のように伊藤さんへ連絡していました。
特に規約のところは伊藤さんからもお話にあったように、
「そのニュアンスで記載いただいて問題ないか、念の為確認のお時間をください」
というお話は実際に何度かありました。
ラリーの応酬で大変だったのではありませんか？
栗原さん：正直、一時的なお付き合いの企業さんでしたら、
もしかしたら適当に済ませば良いと思うかもしれません。
ただ、長期間のお付き合いをする場合、真剣に向き合えば向き合うほど、
時間がかかるものだと私は考えています。関係性を築くためにも、最初のやり取りはやはり肝心です。
そのため大変というよりかは、当たり前かなと思いました。
ここで手を抜かずに、両者の思いや約束事を丁寧にすり合わせた状態で導入までこぎつけたのは
良かったです。
今回の場合、セキュリティチェックが完了するまでにどのぐらいの時間がかかったのでしょう。
興津さん：質問状のやり取りも含め、約2〜3週間です。
3月の運用開始に間に合わせるため、すべての工程を含め、約1〜2カ月で導入準備を行いました。
使いやすさNo.1サービスを目指してほしい
harutakaに寄せられる課題と期待
実際にharutakaを導入して、変化した点を教えてください。
栗原さん：定量的な変化は、面接官の移動時間がなくなり、会場費や交通費もなくなった点です。
興津さん：ただ最終面接のときは今までよりもサポートが1人増えているので、
そのコストは少し増えていますね。
栗原さん：はい、コスト的にはそうです。
あと、WEB面接に変えたときに一次面接を2回に分けたので、移動はしていないですが
面接コストもかかっています。もちろん工数が減る方が喜ばしいですが、
今回の工数増加は必要な範囲内だったと思っています。
興津さんはどう思いますか？
興津さん：そうですね、今回はやむを得ない理由でオンラインになったこと、
そして最初の1回目ということもあり安全策としてサポートを過剰にした点はありました。
セキュリティとしても、集団面接をオンラインで実施する場合やサポート人数の少数化など、
工数削減に向けた構想は今後の検討課題の一つです。
課題と感じていた「今までどおりの面接がしっかり行えるか」については、どうでしょう。
栗原さん：思っていたよりも、意外と相手のことを見られるという印象です。
相手の雰囲気など、会わないと分からない点もありますが、想定していたよりは表情や声の発し方、
間の取り方など、相互コミュニケーションをとる上で大切になるポイントが見えました。
操作性という点では、どのような印象を受けましたか？
興津さん：操作に関してはすごくシンプルで、若者であったら直感的に使える操作性という印象を
受けました。事前の通信確認など、面接を始めるまでの導線が分かりやすく、
システムの質としてはすごく良いもので、とにかく使いやすかったです。
栗原さん：学生からも
「harutakaは面接開始というボタンを押すだけでスタートするので、非常に分かりやすい」
という声が届きました。
社内の反応はいかがでしたか？
栗原さん：社内でも、使い方に関する大きなトラブルはありませんでした。
事前対策として利用方法を3〜5分の動画で配信したり、トラブル対処方法が書かれた手持ちのマニュアルを配ったりしました。
（実際に配布された説明用動画画面の一例：資料提供 小林製薬株式会社さま）
WEB配信までされていたのですか！
栗原さん：はい、皆さんは忙しいと「文章が読みにくい」と感じることはありませんか。
できるだけ多くの人に見てもらうことを考えたら、
「使い方なら圧倒的に動画の方が分かりやすい」と思って。それで動画を制作しました。
最後にharutakaへのメッセージをお願いします。
栗原さん：ぜひ、人事も学生からも「使いやすさNo.1」と呼ばれるサービスを目指してください。
そのため、どの会社よりも通信が途切れない、安心安定な面接ができるなどに特化してもらえたらと
思います。
興津さん：セキュリティ面では、今後、変更点がなければ問題ないと思っています。
役員面接など、失敗が許されない場面でも問題なく使えるというぐらい、
信頼性が担保できるサービスへ成長することを期待しています。
伊藤：harutakaは、皆さんの人生やキャリアの転機でご利用いただくサービスです。
お二人からのお話にもあったように、安心安定をまず大事にしていきたいと実感しました。
どうしても人事側のメリットが先行してしまいがちですが、
栗原さんが仰ったように、学生に選ばれるサービスであることを見失わず、
harutakaの改善推進を図っていきたいと思います。
皆さん、ありがとうございました。
オンライン面接ツール『harutaka』について、詳しくはコチラをご覧ください↓
