本音採用は応募者との信頼構築から！19のチェックリストをご紹介

2023年3月6日 2023年3月8日

「面談で応募者の本音を引き出せているか分からない」、「面談で応募者を適切に評価できているか分からない」など多くの役割が求められる面談において、気になることは多いのではないでしょうか。

　面談は主に「信頼構築」「情報収集」「意味付け」の３つのフェーズに分かれており、「信頼構築」のフェーズでは、応募者の本音を引き出せる関係を築くことが必要です。限られた時間の中で応募者を評価し、応募者を惹きつけるために意識していただきたい19のポイントを「進行・マナー・傾聴・共感」の4領域に分けて、ご紹介します。

初めて面談担当者になった方も、改めて効果的な面談ノウハウを学びたい方にもオススメの記事です。

信頼構築ポイント①進行

1.アイスブレイクを行う

アイスブレイクとは、面談の本題に入る前に行う雑談などを指します。アイスブレイクは面談時間の約5%ほどが妥当だと言われています。1時間の面談であれば3~5分ほどと考えると良いでしょう。応募者の多くは面談前に緊張しています。その緊張をほぐし、応募者の本音を引き出すためにもアイスブレイクは重要な役割を果たします。アイスブレイクのネタ、また注意点としては以下の記事が参考になります。

※参考： HirinGeek by Wantedly. 面接のアイスブレイクネタ7選｜質問例・NG例・成功のコツも紹介（2023年2月）

2.話しすぎない・聞きすぎない

　面談は双方向のコミュニケーションを行うべき場です。どちらかが一方的に喋ったり、喋らない面談では、応募者の志望度が下がる傾向があります。見極めの面談であれば応募者が話す割合が多くなったり、アトラクトの面談であれば面談担当者が話す割合が多くなることもありますが、極端にどちらかに偏らないことを心がけましょう。

3.逆質問の時間を確保する

　逆質問は面談担当者、応募者にとって重要な時間になります。応募者は、逆質問の時間で疑問点を解消できることで、入社後の定着率を下げる「ミスマッチ」を防ぐことができます。面談担当者は用意された逆質問の質や量から応募者の志望度を測ることができ、また逆質問の時間で会社のアピールも行うことができます。

4.一問一答ではなく深掘りをする

　面談では一問一答形式のコミュニケーションに終始してしまう方も多いかと思います。応募者の思考の深さや、特性を見極めるためにも応募者の回答に対する深掘りが重要です。深掘りでは5W1Hを意識すると、多面的に応募者のことを捉えることができます。

また、質問に終始すると、機械的な印象や圧迫感をを与えることがありますが、心理学の研究より「好奇心を示す(1)」、「類似性を示す(2)」ことで回避できることが示唆されています。

「好奇心を示す」ことで応募者の積極的な発言を促し、「類似性を示す」ことで、応募者から好意的な印象を持たれることがわかっています。応募者の発言から「似ている」ポイントがあれば積極的に伝え、好奇心と類似性を伝えましょう。このことで質問に対して応募者は本音を話しやすくなります。

5.応募者へアドバイスする

　弊社が開催した面談イベントでは、応募者に対して面談のフィードバックを行う面談担当者に対して応募者からの評価が高い傾向がありました。フィードバックの際に、相手の志望度を上げるためのテクニックとして、「応募者の理想と現実のギャップを埋める」、「活躍イメージを示す」アドバイスが有効だと考えられています。

例えば、「なりたいXXさんになるには、自社○○のポイントがいいよ」、「入社時でXXさんと近い将来像を持っていた○○さんは弊社で・・・な活躍をしていますよ」など応募者にとってプラスになる社内環境の提示や、活躍イメージを示すエピソードを探しながら面談を行うことで、応募者の満足度が高まります。

信頼構築ポイント②マナー

6.身だしなみが整っている

人の第一印象は見た目で大きく左右されると言われます。特に面談では限られた時間のコミュニケーションであるため、第一印象が与える影響は大きいです。面談担当者は会社の看板を背負っていることを忘れず、清潔感のある身だしなみを心がけましょう。

7.気さくで話しやすい雰囲気

面談で応募者の志望度が高くなる1番の要因は、「面談担当者の人柄・印象が良かった」、2番目の要因は「面談担当者が話しやすい雰囲気を作ってくれた」ことが挙げられています（3）。

　応募者の緊張をほぐすように笑顔や、リアクションなど、気さくな雰囲気を作ることを心がけましょう。笑顔に自信のない方は「真顔が怖いとよく言われるんだけど、怒っているわけではないからね」などと事前に伝えることも応募者の緊張をほぐすことに有効です。

8.面談に集中する

オンライン面談中にメモに集中していると、目線が下がったり、対話に集中できず、応募者が「話を聞いてもらえている」実感がわかないとの声も耳にします。

対処法としては面談の最初に「メモをとるので下を向いたりすることもありますがお話はちゃんと聞いてますので気にせず話してください」などとフォローを入れることも重要です。

　また、メモを最低限にし、面談に集中するために、面談の録画や、面談の自動文字起こしなどのシステムを導入することも一つの対処法です。

9.面談時間を守る

連絡なく遅刻はしないことは社会人における最低限のマナーであり、守られないと応募者の会社に対する信用が落ちてしまいます。面談担当者の遅刻や連絡ミスが理由で志望度が下がってしまう事例は多数みられます。オンライン面談では遅刻は少ないと思われますが、接続トラブルなどへのリスクマネジメントも最低限行いましょう。

10.タブーを言わない

適性と能力に関係がない事項（例：家族構成、交際相手、住所・本籍、思想など）を応募者に応募用紙等に記載させたり面談で尋ねて把握することは就職差別につながることがあります（4）。

就職差別に該当する発言は、会社の評判を大きく下げる、行ってはいけない言動です。何気ない発言が失言につながることもあります。事前にご確認いただき、ご注意ください。

信頼構築ポイント③傾聴

11.仕草(うなづき、目を見る)

うなづきや目線を合わせる、体を応募者に向けることは相手の話への傾聴を表します。このことにより、応募者は「話を聞いてくれている」と安心感を感じ、話を続けやすい雰囲気となります。うなづきや、視点を合わせる傾聴を示すことで応募者が自然に話しやすい雰囲気を作ることを心がけましょう。

12.相槌・オウム返し

　相槌によって、話を聞いていることが応募者に伝わり、話しやすい雰囲気となります。ポジティブな相槌（例：うん、はい、そうなんですね、へぇ、なるほど）は相手への傾聴を表すことができます。逆に否定から入る相槌（例：いや、違う、でも）は応募者の意欲を下げてしまう可能性があるので注意しましょう。

相槌はワンパターンになりがちですが、7つほどの相槌のレパートリーを持っていると、話題に合わせて使い回しやすく、おすすめです。

13.抑揚

声の強弱や抑揚がある喋り方は会話への積極的な参加を示すことができます。しかし大げさな抑揚は会話のテンポを崩すことにもつながります。過度に力が入らないように、面談を始める前は、深呼吸をして気持ちがフラットな状態で臨みましょう。

14.ペーシング

ペーシングとは、心理学・コーチングなどに使われる用語で、しぐさや表情、声のトーンなどのペースを相手に同調することで安心感や親近感を与えることができます。

　具体的な方法としては、声の抑揚、話のスピードやテンポなど、応募者と自分のペースをシンクロさせていきます。これにより、面談担当者と応募者の間に一体感が生まれ、リラックスして話しやすい状態を作ることが可能になります。

15.ミラーリング

ミラーリングとは、視覚情報を使ったペーシングのことを指します。鏡のように相手と同じ動作を行います。姿勢、仕草、表情などを応募者と合わせることで、親密感や安心感を高めることができます。しかし、完全に相手と同じ動きをするのは逆効果です。少しタイミングを外したり、左右を変えて動作し、不自然にならないように注意しましょう。

信頼構築ポイント④共感

16.先に自己開示し、対等の立場になる

先に自己紹介をし、自分が何者なのかを応募者に伝えましょう。応募者の本音を引き出すためには自ら積極的に自己開示をし信頼関係を築くことが重要です。アイスブレイクだけではなく、入社動機やガクチカなどでも自分の経験を話すことで自己開示し、共感を示すことで応募者の本音を引き出しやすくなります。

17.応募者との共通点を話題にする

アイスブレイク時や、質問に対する応募者の回答に対し応募者との共通点を探し、自己開示を行いましょう。共通点を示すことで、応募者から好意的な印象を持たれることがわかっています。

例えば出身地や趣味などで共通点を探り、共通点を開示することで応募者の緊張感は解けやすくなります。「似ている」ポイントがあれば自身のエピソードも含め積極的に伝えましょう。

18.気持ちの共感を伝える

応募者の気持ちへの共感を示しながら反復すると相手への理解を示すことができます。伝え方の例としては、「あなたは○○と感じていて、△△したいと思っているんですね」などが相手の気持ちに寄り添うことが重要です。相手から受け取った感情を言葉にして返すことで、相手に共感しているという事を伝えることができます。

19.表情や仕草を変化する

応募者の話を聞きながら表情や仕草を変え、リアクションを取ることで相手に「この人は真剣に私の話を聞いてくれている」と感じさせることができます。リアクションが単調だと応募者は不安に感じることもあるので、うなづき、相槌、表情などのレパートリーを増やすことを心がけましょう。

応募者との信頼構築をサポートするライブ面談機能

上記でお伝えした19のチェック項目の全てを面談中に意識することは難しいかと思います。こういったコミュニケーション上のポイントを改善するためには、面談映像の録画からしっかりと面談内でのコミュニケーションを認知し、振り返る仕組みを創り上げることが大事です。

面談に集中し、面談担当者、応募者ともに満足度の高い面談を行うためのharutakaライブのコミュニケーションの可視化及びサポート機能をご紹介します。

面談中、面談後のフィードバック機能

『harutaka IA』（インタビューアセスメント）は面談の動画データをAIが解析し、コミュニケーションの「品質」を定量的に可視化しまする機能です。リアルタイムで解析データに基づいたアドバイスを行うことで、面談担当者の面談スキル向上をサポートするツールです。

インタビューアセスメント

面談中に「傾聴指数」や「発話比率」、「笑顔度」などがリアルタイムで解析され、面談中のリアルタイムでのAIによるアドバイスや、面談直後にレポートを提示し、フィードバックが可能です。これまで気づかなかった指標を数値化することで、面談がより振り返りやすくなります。

面談中のメモから解放、自動文字起こし、議事録機能

インタビューアセスメントにて、面談内容が自動で書き起こし・分類されるため、面談中のメモ作業から解放され、面談に集中できます。
面談担当者ごとの申し送りメモのばらつきや抜け漏れがなくなり、面談担当者間のコミュニケーションコストの削減や、偏りのない評価が可能になります。

まとめ

いかがでしたでしょうか。信頼関係を構築するための19のポイントをお伝えしました。思った以上に意識すべきポイントが多いと感じられた方もいるかと思います。

しかし、最低限の進行・マナー・傾聴・共感のポイントを抑えていればほとんどの項目は無意識に行えるかと思います。また、システムを上手く利用して仕組み化することもポイントです。

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