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面接の「スケジュール調節」を効率化する4つの方法!

「面接日程の変更をしてもどうしても日時が合わない。不採用にしたほうが良いのだろうか」
「採用面接の日程が合わなくて他の候補者を面接していたら、内定を出すことになった。こんな場合は他の会社の人事部はどうしているの」
面接の日程を確定させようとしても、なかなか応募者と日程が合わず、調整が難しいことがあります。また、日程をうまく調整できたところで、他の候補者に内定が出てしまい、採用をクローズせざるを得ないこともあります。この文章を読めば、応募者と採用面接の日程の調整方法が分かり、企業・求職者のどちらもうれしい面接方法が理解できます。日程が合わないからもう採用は見送りかな、と悩んでいる方は、ぜひ、読んでいってくださいね!

上から目線の対応は絶対にNG!採用難だからこそ気遣いで勝負する

応募者と面接日程が合わない、何度も面接日時を変更してくる、ということで不採用としてしまう会社も存在します。しかし、会社側が応募者にある程度は合わせるスタンスを持たないと、応募者には上から目線の対応と感じられてしまうことになります。出来れば、上から目線と思われるような対応は避けるようにしましょう。特に面接官を長くすればするほど「採用するかどうかの決定権は自分にある」という思い込みが強くなってしまい、もう面接日程が合わないのであれば本気度が低いから落とすという対応してしまう傾向にあります。実際問題として、面接官が想像をしている以上に面接日程の確保は難しいといえます。
特に残業の多い会社で、平日の面接に来るのも難しい、という人材の中には優秀な人材が潜んでいる可能性も高いです。真面目だからこそ、在職している会社の業務を優先して、会社を休んで面接に来る時間を確保することが難しいというケースも多々あるためです。出来るだけ採用担当者は、応募者に合わせるようにして、面接日程を調整するようにしましょう。
具体的には、以下のような対応をとることをおすすめします。

・土日や平日遅い時間に面接を行う
・良い応募者が複数来たら、採用枠を増枠するようにする
・応募者の日程がどうしても合わない場合、WEB面接を検討する
・面接を1回に圧縮してしまう

それぞれについて解説します。

(1)土日や平日遅い時間に面接を行う

面接の日程が合わない場合、出来るだけ土日や平日遅い時間に面接を行うようにしましょう。面接日程が合わない、と悩んでいる人事の方は非常に多いですが、役員面接などの重要な面接以外の場合には、応募者に出来るだけ合わせるというスタンスが大切です。現在は就職市場は採用難といえる状況に陥っており、なかなか人が採用できない状態です。応募者に対して、会社の日程に合わせてもらう、というスタンスでは優秀な人材を他の会社に持っていかれてしまう可能性が高い状況であるといえます。柔軟にスケジュール調整を行い、もしも土日に面接対応をすることで応募者が面接に来ることができる場合には、土日に面接を行うなど調整をかけましょう。また、平日の遅い時間に面接を行うことも大切です。平日の遅い時間に面接を行うことが出来れば、同じ都道府県内から面接に来る場合には、応募者が会社を定時に退勤してから面接に駆け付けることも可能なためです。応募者に合わせることで、面接選考をスムーズに進めることができます。

(2)いい応募者が複数来たら、採用枠を増枠するようにする

内定辞退、短期離職者が出る可能性、採用難の状況を考慮して、採用枠を多めにとっておくということも大切です。中途採用者の場合には、採用枠が1人しかない、ということも多いですが、出来れば経営者と先に話をつけておき、良いと思う応募者が来たら2人採用できるようにするという風にしておけばスムーズにいきます。視野を広く持てば、採用した人が定着してくれなければまた採用のし直しとなる可能性も高い状況です。採用枠を事前に多めに設定しておくことで、日程調整にも幅を持たせることが可能です。採用人数に達したから求人をクローズするのではなく、もしかしたら短期離職もあり得るということを考えて採用することも大切です。

(3)応募者の日程がなかなか合わない場合、WEB面接を検討する

応募者と日程を調整しても、会社に来てくれる日が確定できない場合には、WEB面接を行うという方法があります。会社まで面接に来るという負担が応募者が遠ざかる原因の一つともなっているためです。実際に求人に応募して、会社を探して、会社の受付まで行く、ということは、想像以上に応募者の負担となっていることがあります。応募者の負担を取り除き、自宅からでも面接業務を受けられるようにするということも応募者に合わせるという意思表示でもあります。配慮をできるだけ行い、WEB面接で面接が出来る体制を整えることも大切です。WEB面接では録画面接と、ライブ面接という2種類の面接方法を選択することが可能です。
録画面接は事前に企業が設定した質問に対して応募者が動画を撮影して回答が出来るというもので、面接日程が合わないという根本的な部分を解決することができます。また、ライブ面接では自宅と会社をダイレクトにつないで面接を行うことができるため、遠方からでもリアルタイムで面接が可能となっています。日程調整で悩んだら、導入を検討してみてください。

(4)中途採用者の場合には、面接を1回に圧縮してしまう

中途採用者の面接に関しては、応募者の負担を取り除いて工数を削減する、という意味では、面接を一回に圧縮してしまうという方法も良いといえます。新卒者を面接する場合には、面接回数が3回以上になることは多々あります。学生は職歴がない分だけ、慎重に面接を重ねていかないと入社したあとにギャップ等が大きいと早期離職につながっていくこともあり得るためです。一方で、中途採用者の場合には、一日も早く入社してもらって、戦力として活躍してもらったほうが結果的には会社が得をすることもあります。負担を軽減できるだけではなく、面接選考の短縮を行うことで会社にも良い効果があるといえます。中途採用者の面接は出来るだけ回数を少なくして、一回で内定を出してしまう方が良いこともあるといえます。

採用計画そのものに余裕を持っておくことも大切

採用難から、なかなか応募者が来ず、採用計画に余裕がないという企業も多いと思います。しかし、採用計画にあえてスケジュール的な余裕を持たせるということも大切です。理由としては、これだけ各企業が人材確保のために奔走してしまっている状況では、応募者は多くの企業の採用選考を受けて、複数社から内定を得て、その中から選びたいと考えているケースが多いためです。無理やり内定への返事の期日を短くしたり、採用選考の日程を短く詰めすぎると、結局は他の企業も見たいという応募者に敬遠されてしまう可能性があります。現場や経営陣から「いつになったら人事は人材を採用してくるのか。早く採用してくれ!」とプレッシャーをかけられても、焦るのではなく会社に適した人材を採用するという目的を忘れないようにすることが大切です。採用目標数に心を奪われていると、数を埋めることに必死になってしまい、ミスマッチな採用をしてしまう可能性もあります。会社に適した人材をしっかりと採用出来れば、社員定着も良くなり、採用活動に悩まされる日々からは解放されます。目的を見失わずに、自社に適した人材を採用するようにしましょう。

まとめ:

応募者と採用面接の日程が合わない場合には、会社側が出来るだけ応募者に合わせる形で日程調整や、時間調整、ビデオ面接などを配慮して行うようにしましょう。過度に会社側の都合を押し通そうとすると応募者が上から目線の対応だと感じてしまい、辞退される確率も高くなってしまいます。採用計画自体に余裕を持たせるようにするなど、工夫を行うようにしましょう。自社に最適な人材を採用できるようにしましょう。

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