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お役立ちコラム

無料でここまでできる!ビデオ会議ツール「Google Meet」のメリット

出社せずに自宅やカフェで仕事をするリモートワークが主流になってきた現在、ビデオ会議ツール「Google Meet」を活用している企業も多いのではないでしょうか。さまざまなビデオ会議ツールが普及しているなか「Google Meet(グーグル ミート)」にはどのようなメリットがあるのか紹介します。

Google Meetのメリット

導入方法が簡単

実際にビデオ会議を利用する際、Googleアカウントが必要なのはオーナーだけ。ゲストはGoogleアカウントが保持しなくても、URLを開くだけで会議に参加できます。

アプリや特別なツールをダウンロードしなくても簡単に始めることができます。

操作がシンプル

URLを開くだけでアクセスでき、会議に参加するボタンやマイクのON/OFFなど、非常にシンプルな仕組みなため、事前にマニュアルを作成したり会議の際の説明も不要です。難しい操作はないため、少し活用するだけで、プレゼンテーションの際につまずくリスクもなくなるでしょう。

無料で使用可能

1対1の会議であれば24時間、参加者が3人以上の会議であれば1時間まで続けて会議をすることができます。なお、ゲストとオーナー含め100人までであれば料金が発生することなく無料で利用可能です。

Webブラウザ上で起動

Webブラウザ上で起動ができるため、パソコンのブラウザはもちろん、スマートフォンやタブレットからも参加ができます。自宅でパソコンを開かなくても参加できるので、参加者の幅が広がるのはもちろん、外出先でも手軽に利用ができます。

また、アプリや専用のツールをダウンロードせずに利用できるため、パソコンのウイルス感染の心配もありません。

参加者と共有可能

自身のパソコンの画面を参加者全員と共有ができるため、会議中に資料などを見ながら進行ができるところも便利な機能です。

共有する画面の表示方法が「全画面表示」「ウィンドウを表示」「タブを表示」の3つから選べるため、会議中見られたくない画面やタブがある場合でも安心して画面の共有ができます。

チャット機能搭載

ビデオ会議中に、パソコンやスマートフォンなどからチャットメッセージを送ることができます。プレゼンテーションをしている際に、チャットでURL共有をしたり、補足説明をテキストで送るなどが可能です。チャットが表示されるのは、会議開始〜終了までとなります。

ただし、チャットに送られるメッセージは、参加者全員に表示されるので活用の際は注意してください。

Googleカレンダーとの連携機能

Google Meetは、Googleカレンダーと連携するとさらに簡単且つ便利に活用することができます。カレンダーで予定を作成し、スケジュールにゲストを追加するだけで、Google MeetのURLが自動で共有されます。

カレンダーを開いて「Google Meetに参加する」という青いボタンをクリックすれば、難しい操作が必要なく会議に参加することができます。

高いセキュリティー対策

Googleはオンライン会議やオンライン授業に不正にアクセスする行為「Zoombombing(テレビ会議荒らし)」を防ぐための機能がかなり強化されています。会議コードは25種類10列の文字を使用しており、複雑化されているため、不正利用や不正参加を未然防ぐことができると言えます。

また、参加者が入退室されるたびに複雑な会議コードが変更することができるため、退室者や外部からの侵入の恐れが少なく、安全性を高めることができるでしょう。

参加前に映像と音声のプレビュー可能

実際に会議に参加する前に、マイクの接続状況やカメラのオンオフを設定してから会議に参加することができます。そのため大人数が参加している会議のなかで、音声がつながらなかったり、うっかり自身の顔が写ってしまうということを未然に防ぐことが可能です。

オンライン環境により自分の声が拾われにくい可能性もあるため、実際に発声してみて、左下に表示されるバーを確認してみましょう。

バーチャル背景対応

部屋が散らかっている際や見られたくない背景が写り込んでしまうときに便利なバーチャル背景。グリーンバッグがなくとも、ワンクリックで背景を自由に設定できます。

デフォルト設定でも、美しい景色やおしゃれな部屋の一角など様々な背景が格納されており、さらには自分でダウンロードした画像をアップロードすれば、その画像をバーチャル背景として使用することができます。

この機能を活用して、企業名や連絡先のQRコードなどを表示させたクリエイティブを作成し、自身のバーチャル背景として設定している人も多く、会議が始まる前のアイスブレイクのネタとして使えたり、スムーズに連絡先が交換できます。

自動字幕起こし機能

Google の音声認識テクノロジーにより、会議中の発言を自動で字幕起こしをしてくれます。音を出せない環境で会議に参加する際や聴覚障害を持っている方に便利な機能です。ただし2021年4月時点は、英語のみの対応なため、日本語での字幕ができた際には活用の場が広がりそうです。

Google Meetのデメリット

無料プランは時間制限がある

無料プランの場合、参加者が3名以上の場合は最大60分までの利用となります。クライアントとのビデオ通話を行う場合、基本的に自社から2名以上参加するシチュエーションも多いため、会議中のタイムマネジメントが重要となります。

無料のプランで留めたい場合、1時間を超えるビデオ会議の際は、別に新しい会議を用意し、参加者に再度参加してもらう必要があります。その際、参加者全員が再度参加することが保証されていないため、不安な場合は有料のプランを利用することをおすすめします。

無料プランは画面録画ができない

会議中に音声と画面を録画することが可能ですが、無料プランではこの機能は利用できません。有料プラン「Google Workspace Enterprise」に登録すれば画面録画機能を利用することができます。

他社のビデオ会議ツールにある無料プランでもなかには、画面録画ができるツールも存在するため、この機能が無料で使えないということは大きなデメリットといえるでしょう。画面録画をしてアーカイブで残したいという場合は、プランの変更を検討してみてください。

Google Meetを使用する上での2つの注意点

環境を整える

安定したネット環境を整えたり、騒音がない場所を選ぶことが必須。ネット環境が不安定だと、音声が途切れたり、映像が追いつかなかったりと参加者に迷惑がかかる場合もあるので注意しましょう。

また、騒音がある場で会議に参加すると音が聞こえづらいのはもちろん、他の参加者の発言をかき消したりしてしまうので、静かなところで会議に参加するのがマナー。

カフェでビデオ会議をしている方も多いかと思いますが、音声が乱れたり、会議中の機密情報が漏れる可能性があるため、できる限り個室や自宅で参加するのをおすすめします。

名前の設定

会議中の画面には、参加者のリストが表示されます。そこにはGoogoleアカウントに登録されている名前が表示されるため、参加者がわかりやすいようGoogleアカウントの設定画面で姓名をしっかり入力しましょう。

Google Meet上のみで変更するやり方は残念ながらないため、Googleのアカウント名自体が変更されてしまいます。Googleアカウントの名前変更は、90日間のうち3回までという規制があるため、変更の際には注意しましょう。

Google Meetのプラン

Google Meetでは招待人数や利用時間などにあわせて料金プランを選ぶことができます。

 

無料版

Google Workspace Essentials

Google Workspace Enterprise

1:1の場合の制限時間

24時間

24時間

24時間

参加者3名以上の場合の制限時間

1 時間

24時間

24時間

制限人数

100人

150人

250人

録画機能

×

電話番号からの参加

×

年中無休 24 時間対応のスタンダードサポート

×

 

×

×

参考 : Google Meetプラン

Google Meetの導入方法

パソコンでGoogle Meetの会議を立ち上げるためには、無料プランの場合以下の方法があります。さまざまなやり方があるため、実際に使ってみたときにスムーズに参加できるやり方を探してみてください。

・オーナーの(会議を立ち上げる)場合
 (1)Google カレンダーから設定する
 (2)Google Meet のサイトにアクセスする
 (3)Gmail からビデオ会議を開始する

・ゲスト(招待される側)
(1)オーナーから共有されたURLをクリックする
(2)会議中に招待メールを送ってもらい参加する
(3)Google カレンダーから参加する
(4)Google Meet のサイトにアクセスする

上記のやり方を詳しく説明していきます。

オーナーとしての会議の立ち上げ方法

・Google カレンダーから設定する
(1)Google カレンダーを開いて予定を追加したら「Google Meet のビデオ会議を追加」をクリック
(2)「ゲストを追加」の箇所に会議に参加してほしいゲストを追加して、招待メールを送信する
(3)Google カレンダーに追加した予定をクリックして「Google Meetに参加する」をクリック

・Google Meetのサイトにアクセスする
(1)Google Meetにアクセスし「会議を開始」をクリック
(2)「ユーザーの追加」で名前またはメールアドレスを入力で招待または、リンクをゲストに共有する

・Gmailからビデオ会議を開始する
(1)左のサイドバーにある「会議を新規作成」をクリック
(2)「招待状を送信」またはリンクをゲストに共有する

ゲストとしての参加方法

・オーナーから共有されたURLをクリックする方法
(1)共有されたURLをクリックする
(2)マイクとカメラを確認し「今すぐ参加」をクリック

・会議中に招待メールを送ってもらい参加する方法
(1)招待メール内にある「ミーティングに参加」をクリック
(2)マイクとカメラを確認し「今すぐ参加」をクリック

・Google カレンダーから参加する方法
(1)オーナーにGoogle カレンダーのゲストに自分を追加してもらう
(2)自分のGoogle カレンダーを開き、参加する会議の予定をクリック
(3)「Google Meetに参加する」をクリック
(4)マイクとカメラを確認し「今すぐ参加」をクリック

・Google Meet のサイトにアクセスする方法
(1)Google Meetにアクセスし「会議コード(https://meet.google.com/xxx-yyy-zzz)」または会議URLを入力をクリック
(2)マイクとカメラを確認し「今すぐ参加」をクリック

まとめ

Google Meetは、手軽に始められてカレンダーと連動できるのがなによりも魅力です。日々の業務に取り入れれば、オンラインでスムーズにコミュニケーションが取れるので、毎日のテレワークにぜひ活用してみてください。

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